W badaniu, przeprowadzonym w czerwcu 2013 r. przez Wydział Prezydialny KWP w Gdańsku, wzięło udział 114 respondentów, po 5 z każdej KMP/KPP, w tym 19 rzeczników i oficerów prasowych.
ODPRAWY I INTRANET
Badani ocenili przydatność poszczególnych instrumentów komunikacji wewnętrznej w skali od 1 do 5. Na szczycie listy znalazły się wspomniane odprawy służbowe, ze średnią ocen 4,2. Nieco niższą notę – 3,8, uzyskały indywidualne spotkania. Jako trzecie, z wynikiem 3,6, uplasowały się imprezy integracyjne. Za najmniej przydatne uznano pocztę lotus (2,4) oraz newsletter SWI (2,3).
– Część postulatów, szczególnie tych dotyczących portalu wewnętrznego, udało się opracować i wdrożyć – mówi Renata Stańczak, naczelnik Wydziału Prezydialnego KWP w Gdańsku. – Zwiększyła się liczba odpraw służbowych, staramy się także podnosić ich poziom zarówno merytoryczny, jak i organizacyjny.
WALKA Z PLOTKĄ
W badaniu zapytano również o problemy, jakie pojawiają się w funkcjonowaniu komunikacji wewnętrznej w jednostkach miejskich i powiatowych. Z odpowiedzi wynika (można było wskazać trzy elementy), że najbardziej negatywny wpływ na tę sferę ma plotka, takiego zdania jest prawie połowa ankietowanych. Nieco mniej, bo 42 proc., problem dostrzega w braku komunikacji między komórkami organizacyjnymi jednostki. Na kolejnych miejscach z tym samym odsetkiem wskazań (30,5 proc.) znalazły się nieefektywne wykorzystanie narzędzi komunikacji wewnętrznej i zbyt duża ilość informacji.
Plotka to element, którego wyeliminowanie jest bardzo trudne. Rolą osób zajmujących się komunikacją wewnętrzną jest ograniczanie jej siły oddziaływania na ile to możliwe.
BLOKADA MERYTORYCZNA
Wśród problemów dotykających komunikację wewnętrzną najrzadziej wskazywano blokowanie informacji przez przełożonych (11,6 proc.), brak informacji z KWP (9,5 proc.), brak instrumentów wspomagających ten rodzaj komunikacji (6,3 proc.) oraz niski priorytet nadawany komunikacji wewnętrznej przez kierownictwo (3,2 proc.). Żadnych problemów w tej kwestii nie dostrzegło 9,5 proc. badanych.
Respondenci uznali, że największe utrudnienia w komunikacji zachodzą na poziomie komórek organizacyjnych (46,2 proc.). Dużą liczbę wskazań miała komunikacja w relacji przełożony – podwładny (21 proc.). Przepływ informacji na poziomie jednostek wskazał co piąty. Najrzadziej (12,6 proc.) wskazywano relację pracownik – pracownik. Wyniki trudno uznać za zaskakujące. Zakłócenia na linii np. wydział – wydział wynikają z ich różnego zakresu merytorycznego.
SERWIS INFORMACYJNY
Jedno z pytań ankiety dotyczyło tego, czy komunikacja wewnętrzna wspiera realizację ustawowych zadań Policji. 61 proc. policjantów i pracowników odpowiedziało na nie twierdząco. Prawie 35 proc. nie miało w tej sprawie sprecyzowanego poglądu, natomiast nieco ponad 4 proc. takiego wsparcia nie zauważyło.
Część badania dotyczyła działania portalu intranetowego. Respondenci zostali zapytani o elementy, jakich najbardziej im brakuje. Wśród najczęściej wymienianych (można było wybrać trzy) znalazło się uruchomienie serwisu informacyjnego oraz możliwość publikowania galerii i materiałów wideo.
– W ciągu tych kilku miesięcy, jakie minęły od przeprowadzenia badania, te i kilka innych postulatów zostało spełnionych – podkreśla kom. Beata Domitrz z Wydziału Prezydialnego KWP w Gdańsku. – Nad innymi, których realizacja wymaga nakładów finansowych, jak choćby zwiększenie liczby stanowisk dostępowych, ciągle pracujemy.
sierż. sztab. ADRIAN SPRENGEL
Wydział Prezydialny Komendy Wojewódzkiej Policji w Gdańsku