–U nas o komunikacji wewnętrznej się nie mówi, ona po prostu funkcjonuje – mówi naczelnik Wydziału Komunikacji Społecznej KWP w Łodzi nadkom. Jarosław Janus. – Jeśli z jakiegokolwiek powodu funkcjonowanie to zostanie zakłócone, dobry przełożony natychmiast to zauważy.

ROLA SZEFA

Jeśli jednostka lub komórka organizacyjna zaczyna pracować źle, pojawiają się błędy, opóźnienia czy po prostu zła atmosfera, działanie komunikacji wewnętrznej powinno być przeanalizowane w pierwszej kolejności. Braki łatwo zidentyfikować i równie łatwo naprawić. Czasami problem można wyeliminować jedną rozmową.

– Jeśli widzę, że z pracownikiem jest coś nie tak, to oczywiście zawsze mogę go wezwać, zrugać i pożegnać krótkim „odmaszerować” – mówi naczelnik Janus. – Wtedy o to, że problem nie zostanie rozwiązany, a nawet się nasili, mogę mieć pretensje tylko do siebie. Jeśli natomiast porozmawiam z nim we właściwy sposób, dowiem się, że w domu zostało chore dziecko, to wiem, że nie ma szans, żeby ten pracownik tego dnia skupił się na zadaniu. Daję je komuś innemu i zadanie jest wykonane.

WIEDZIEĆ WIĘCEJ

Elementem komunikacji wewnętrznej jest umiejętność czerpania informacji z otaczającego świata. Nawet tak pozornie drobna rzecz, jak np. kartka powieszona na tablicy ogłoszeń, może ujawnić o pracownikach coś, o czym przełożony nie miał dotąd pojęcia.

– Czasami nam, przełożonym, wydaje się, że wiemy o naszych ludziach jeśli nie wszystko, to przynajmniej bardzo dużo – mówi komendant powiatowy Policji w Wieluniu mł. insp. Grzegorz Dzierzkowski. – Ten, kto tak myśli, robi duży błąd, który może mieć wpływ na jakość pracy jego zespołu.

Oczywiście nie chodzi o to, by przełożony podstępnie zdobywał informacje o pracownikach, ale aby stwarzał warunki do tego, by sami pracownicy chcieli opowiadać o swoich umiejętnościach i zainteresowaniach. Wspomniana tablica ogłoszeń czy wspólne zorganizowanie wydziałowej uroczystości pozwoli przełożonemu lepiej adresować polecenia czy tworzyć efektywniejsze zespoły do realizacji konkretnych zadań.

MISTRZ I UCZEŃ

Właściwe wykorzystywanie komunikacji wewnętrznej przez przełożonego powinno polegać również na zadbaniu o to, by funkcjonowała ona między pracownikami. I nie chodzi tylko o prostą wymianę komunikatów, ale przede wszystkim doświadczeń. W Policji formalnie nie obowiązuje relacja mistrz – uczeń, ale dla dobra instytucji wszędzie tam, gdzie to możliwe, powinno się ją wdrażać. Zadbanie, aby przekaz np. polecenia służbowego dotarł do wszystkich pracowników, jest stosunkowo proste. Są narzędzia, są procedury. Znacznie trudniej stworzyć takie warunki, by wiedza i doświadczenie starszych pracowników w sposób naturalny wzbogacały zapał młodych kadr.

– Pojawia się czasami pokusa, by starszych pracowników wypychać na emeryturę, bo na przykład mniej sprawnie niż młodzież obsługują komputery – zauważa komendant Dzierzkowski. – To duży błąd. Bo co z tego, że zostaną przed komputerami ci, którzy wiedzą, jak je obsługiwać, skoro nie będą mieli pojęcia, co i dlaczego do nich wprowadzić?

VOX POPULI

Najlepiej jest, jeśli podwładni o problemach i potrzebach mówią wprost. Jeśli jednak z jakichkolwiek powodów to nie następuje, rolą przełożonego jest to zauważyć i odpowiednio zareagować.

– Jeśli moi ludzie mają wrażenie, że czegoś im w kontaktach ze mną brakuje, mówią o tym i wspólnie staramy się temu zaradzić – mówi naczelnik Wydziału Konwojowego KWP w Łodzi mł. insp. Marek Nosowicz. – Podwładni mogą mi zadać każde pytanie; nie boją się i to czynią. Rolą przełożonego jest bowiem odpowiadać nawet na pytania trudne i niewygodne.

Przykładem tego może być sytuacja, w której polecenie jest w odczuciu podwładnego mało precyzyjne. Jeśli pójdzie do przełożonego i powie: szefie, nie wiem, czy dobrze rozumiem, czy chodzi o to, że..., to wszystko jest w porządku. Przełożony sprecyzuje, o co chodzi, pracownik pozbędzie się wątpliwości i zadanie zostanie wykonane na czas. A przełożony powinien zastanowić się, czy wydawane przez niego polecenia są wystarczająco jasne. Gorzej, jeśli pracownik do przełożonego nie pójdzie, bo np. będzie się obawiał, że zostanie uznany za mało rozgarniętego. Straci czas na rozpatrywanie różnych wariantów, będzie zawracał głowę kolegom, pytając, jak oni to polecenie rozumieją, a efekt jego pracy i tak może nie być zgodny z oczekiwaniem przełożonego.

– To pozornie drobne rzeczy, ale nawet kilka ziaren piasku rzucone w tryby dobrze działającej maszyny potrafi ją unieruchomić – podkreśla naczelnik Nosowicz. – Komunikacja wewnętrzna jest po to, by ta maszyna działała bez zgrzytów.

Patrycja Gruszczelak
Wydział Komunikacji Społecznej KWP w Łodzi