Od kilku lat wiele wysiłku i zaangażowania poświęca się właśnie tej dziedzinie public relations. Chodzi przede wszystkim o budowę i ciągłe doskonalenie narzędzi i kanałów komunikacji wewnętrznej, które docelowo mają zapewnić szybki i dwustronny przepływ informacji w Policji.
Ważną rolę w tym procesie odgrywa informacja zwrotna. Pewność, że wiadomość dotarła do odbiorcy i została należycie zrozumiana, jest warunkiem skutecznego porozumiewania się, co z kolei wpływa m.in. na jakość wykonywanych zadań.
JUŻ ZROBILIŚMY
Początek nowego roku to dobry czas nie tylko na podzielenie się z czytelnikami „Policji 997” planami na nowy rok, ale również na podsumowanie dotychczasowej działalności Gabinetu Komendanta Głównego Policji w zakresie komunikacji wewnętrznej.
W dniach 27–28 maja 2013 r. w Centrum Szkolenia Policji w Legionowie odbyła się odprawa z wojewódzkimi koordynatorami do spraw komunikacji wewnętrznej, podczas której wskazano wady istniejącego systemu i sposoby ich naprawy. Zaproponowano m.in. budowanie zintegrowanego systemu tożsamości formacji przez upowszechnianie ceremoniału i musztry w Policji, prowadzenie (inicjowanie) działań o charakterze edukacyjnym, w tym upowszechnienie historii i tradycji Policji.
W krótkim, bo półrocznym, okresie po odprawie Gabinet Komendanta Głównego Policji sukcesywnie wdrażał kolejne elementy służące poprawie istniejącego systemu komunikacji wewnętrznej. Były nimi m.in.:
• opracowanie i wprowadzenie systemu powiadamiania za pomocą SMS‑ów,
• powołanie koordynatorów do spraw komunikacji wewnętrznej w szkołach Policji,
• zorganizowanie cyklu szkoleń adresowanych do pracowników sekretariatów i punktów recepcyjnych, jak również moderatorów debat,
•zorganizowanie cyklu wykładów „Autorytet w Policji”,
• przygotowanie pakietu informacyjnego dla pracowników Policji i policjantów,
• przygotowanie filmów instruktażowych („Szacunek dla symboli” i „Mundur zobowiązuje”),
• zorganizowanie 21 listopada 2013 roku w Wyższej Szkole Umiejętności Społecznych w Poznaniu konferencji pt. „Komunikacja wewnętrzna w służbach mundurowych”, na której doświadczeniami i osiągnięciami w komunikacji wewnętrznej dzielili się przedstawiciele służb podległych ministrowi spraw wewnętrznych oraz zaproszeni goście, m.in. z Kancelarii Prezydenta RP, Ministerstwa Obrony Narodowej, Ministerstwa Sprawiedliwości,
• przygotowanie projektu decyzji w sprawie obejmowania patronatem honorowym przez komendanta głównego Policji wybranych przedsięwzięć,
• przygotowanie projektu wytycznych dotyczących etykiety urzędniczej.
20 listopada 2013 r. w Będlewie odbyło się kolejne spotkanie wojewódzkich koordynatorów do spraw komunikacji wewnętrznej, w którym uczestniczyli również koordynatorzy ze Szkoły Policji w Katowicach oraz z Centrum Szkolenia Policji w Legionowie. Na spotkaniu podsumowano działania koordynatorów wojewódzkich, wymieniano doświadczenia, omawiano dobre praktyki i przedstawiano skuteczne rozwiązania stosowane w poszczególnych garnizonach.
Na podkreślenie zasługuje fakt, że w przekazywaniu informacji w ramach komunikacji wewnętrznej „Policja 997” nie jest osamotniona. W obszarze lokalnym skutecznie wspierają ją czasopisma wydawane w komendach wojewódzkich i szkołach Policji.
Są to wydawane w wersji papierowej i elektronicznej:
• roczniki („Policyjne Forum Szkoleniowe”, „Raport Małopolskiej Policji”, „Przegląd Prewencyjny”),
• kwartalniki („Kwartalnik Śląskiej Policji”, „Kwartalnik”, „Patrol”, „Raport”, „Kwartalnik Policja”, „Przegląd Policyjny”, „Kwartalnik Prawno‑Kryminalistyczny”),
• dwumiesięczniki („Biuletyn Informacyjno‑Instruktażowy”, „Policyjny Głos Mazowsza”),
• miesięczniki („Stołeczny Magazyn Policyjny”, „Dylematy Policyjne”, „E‑Informator”, „Komunikator”).
Oprócz tych tytułów także elektroniczne tygodniki i dwutygodniki.
PLANY NA NOWY ROK
Do najważniejszych działań Gabinetu Komendanta Głównego Policji w zakresie komunikacji wewnętrznej do zrealizowania w roku 2014 należą m.in.:
• uruchomienie portalu wewnętrznego Komendy Głównej Policji, a także dążenie do unifikacji stron internetowych jednostek Policji,
• organizacja międzynarodowej konferencji dotyczącej komunikacji wewnętrznej w ramach obchodów 95-lecia powstania Policji oraz kolejnej edycji konferencji „Komunikacja wewnętrzna w służbach mundurowych”,
• zmiana Decyzji Komendanta Głównego Policji w sprawie obejmowania przez komendanta głównego Policji przedsięwzięć patronatem honorowym,
• opracowanie wytycznych w zakresie etykiety urzędniczej,
• wypracowanie jednoznacznego stanowiska w sprawie stosowania nowego logo Policji.
Jednak nieustannie najważniejszym zadaniem pozostaje angażowanie policjantów i pracowników Policji w procesy komunikacji wewnętrznej. Jej zadaniem nie powinno być bowiem jedynie zaspokajanie potrzeb informacyjnych, ale przede wszystkim wpływanie na zrozumienie przekazywanych informacji. Spełni się wtedy myśl Konfucjusza:
Powiedz mi, a zapomnę,
Pokaż mi, a zapamiętam,
Zaangażuj mnie, a zrozumiem.
mł. insp. KORNELA OBLIŃSKA
zastępca dyrektora
Gabinetu Komendanta Głównego Policji ds. komunikacji wewnętrznej, tradycji i ceremoniału policyjnego