INFORMACJE Z ODPRAW
Ze względu na hierarchiczny charakter naszej formacji większość istotnych treści przekazywana jest kaskadowo w dół, dlatego niezwykle ważne jest zapewnienie odbiorcom dostępu do informacji w jej pierwotnym kształcie.
W lubelskim garnizonie Policji odprawy z udziałem kierowników wszystkich jednostek podległych i komórek organizacyjnych komendy wojewódzkiej organizowane są co najmniej raz w miesiącu. W spotkaniach tych zawsze uczestniczy koordynator komunikacji wewnętrznej, który zbiera w całość wymieniane podczas narady informacje, a następnie zajmuje się ich dystrybucją. W przygotowanym dokumencie omawiane zagadnienia sygnalizowane są wyraźnie wyodrębnionymi hasłami, które uzupełniają krótkie komentarze. Całość nie przypomina sprawozdania czy protokołu, a dzięki syntetycznej formie daje pełną wiedzę na temat tego, o czym mówiono podczas spotkania i zwraca uwagę na najistotniejsze sprawy.
Informacje z odpraw udzielane są przez kierownictwo najwyższego szczebla, dlatego ważne jest, aby trafiły do odbiorców jak najszybciej, co pozwala wyprzedzić nieformalne kanały przekazu. Ich dystrybucją zajmują się pracownicy Zespołu Komunikacji Społecznej KWP w Lublinie. Aby dotrzeć do jak najliczniejszego grona policjantów i pracowników garnizonu, korzystają w tym celu z kilku różnych narzędzi. „Informacje” przesyłane są faksem do wszystkich jednostek podległych i komórek organizacyjnych komendy wojewódzkiej oraz e mailem do oficerów prasowych. Koordynator komunikacji wewnętrznej zamieszcza je na stronie głównej Portalu Komunikacji Wewnętrznej, który funkcjonuje w ramach sieci internetowej (niedostępnej dla użytkowników zewnętrznych). Śledząc statystykę odwiedzin portalu, można zauważyć, że cieszą się one największym zainteresowaniem wśród użytkowników.
Portal Komunikacji Wewnętrznej to także miejsce, w którym publikowane są wszystkie materiały wykorzystywane podczas odprawy – prezentacje multimedialne, opracowania, wyniki badań społecznych, zestawienia, poradniki, pliki wideo itp.
Warto dodać, że komendanci miejscy i powiatowi korzystają z przygotowanych przez koordynatora „Informacji” podczas odpraw z policjantami i pracownikami w swoich jednostkach. Odbywają się one zazwyczaj następnego dnia po odprawie w komendzie wojewódzkiej. Ten system gwarantuje, że informacje udzielane przez kierownictwo najwyższego szczebla bardzo szybko docierają do szerokiego grona odbiorców w niezmienionym kształcie.
TELEKONFERENCJE
Przykładem innego, dobrze spełniającego swą rolę, narzędzia wymiany informacji są telekonferencje prowadzone przez pracowników Zespołu Komunikacji Społecznej z oficerami prasowymi komend miejskich i powiatowych województwa. Telefoniczne spotkania już od kilku lat odbywają się codziennie rano i poświęcone są sprawom bieżącym, ważnym z punktu widzenia grupy realizującej konkretne zadania. Trzeba bowiem pamiętać, że oficerowie prasowi w swoich powiatach są zarówno kreatorami wizerunku na zewnątrz, jak i inicjatorami procesu komunikowania się wewnątrz jednostki. Codzienne telekonferencje zapewniają im z jednej strony dostęp do informacji o zasięgu ogólnopolskim, z drugiej zaś dają możliwość omówienia spraw mających wymiar lokalny.
Regułą jest, że telekonferencję prowadzi osoba, która danego dnia uczestniczy w spotkaniu z kierownictwem i dyżurnymi jednostki. Dzięki temu przekazywane informacje są aktualne i można je wykorzystać do bieżącego planowania wspólnych przedsięwzięć i polityki działań w konkretnych sprawach.
Codzienną porcję bieżących informacji uzupełniają skany publikacji prasowych o tematyce policyjnej, a także pliki audio i wideo z wypowiedziami służb prasowych województwa dla redakcji radiowych i telewizyjnych, które zamieszczane są na Portalu Komunikacji Wewnętrznej.
kom. Marlena Dudkowska Kot
Zespół Komunikacji Społecznej
KWP w Lublinie