W dobie dynamicznie rozwijającej się policyjnej teleinformatyki i racjonalizacji kosztów naturalnym rozwiązaniem wydaje się intranet.
KRÓTKA HISTORIA
Intranet jako sieć komputerowa istnieje w Policji od 1994 roku. Wydzierżawiono wówczas od Telekomunikacji Polskiej łącza między jednostkami Policji, tworząc szkielet Policyjnej Sieci Transmisji Danych (PSTD). Wtedy policyjny intranet służył jednak głównie do dokonywania sprawdzeń w bazach danych. Dopiero w latach 2006–2008 dało się zauważyć wzmożoną aktywność w tworzeniu wewnętrznych stron intranetowych. Swoje platformy w tych latach miały już niektóre komendy wojewódzkie Policji (Gorzów, Łódź, Rzeszów). Również w mniejszych jednostkach (np. KPP w Jaworze) entuzjaści informatyki uruchamiali swoje strony intranetowe. Korzyści płynące z wdrożenia intranetu dało się zauważyć niemal od razu. Po pierwsze – racjonalizacja kosztów funkcjonowania jednostki, po drugie – usprawnienie komunikacji wewnętrznej.
ETAPY BUDOWY
Nie ma gotowej recepty, jak wdrożyć intranet w Policji. Jest jednak pewne, że nie można tego utożsamiać tylko z uruchomieniem strony intranetowej. Budowanie intranetu jest bowiem procesem, w którym można wyróżnić cztery podstawowe etapy.
Pierwszy to zidentyfikowanie potrzeb, czyli określenie zakresu informacji publikowanych w intranecie, zgodnie z oczekiwaniami użytkowników. W tej materii postulaty kierownictwa najczęściej nie będą szły w parze z potrzebami policjantów. Kompromis bywa niekiedy bardzo trudny. Różne potrzeby użytkowników będą wynikać też z indywidualnych nawyków i sposobów korzystania z intranetu. Nie chodzi nawet o jego zawartość merytoryczną, ale o sprawne i ergonomiczne działanie.
Drugi etap to realizacja, czyli spełnienie oczekiwań użytkowników intranetu poprzez wdrożenie potrzebnych im usług, udogodnień, usprawnienie działania, a także publikacja pożądanych informacji. Jest to główne zadanie administratora oraz zespołu redakcyjnego intranetu.
Etap trzeci to promocja – nawet doskonały intranet bez właściwej popularyzacji nie będzie spełniał właściwie swojego zadania. Z pojęciem promocji można wiązać też tworzenie dodatkowych miejsc z dostępem do intranetu dla policjantów, którzy na co dzień nie wykorzystują w swojej służbie komputera. Elementem promocji może być również przesyłanie informacji na adresy e mail za pośrednictwem newslettera. Promocją będzie wreszcie wciągnięcie kadry kierowniczej w otwartą intranetową dyskusję.
Ostatni etap to analiza, czyli mierzenie satysfakcji użytkowników intranetu. Na tym etapie monitoruje się efekt wprowadzenia zmian i zasięg publikowanych wiadomości. Użytkowników można zapytać wprost w krótkiej ankiecie, monitorować liczbę odwiedzin poszczególnych informacji lub zastosować narzędzie do oceniania publikowanych artykułów. Monitoring oraz analiza satysfakcji użytkowników pozwala określić kolejne potrzeby. Dzięki temu proces udoskonalania intranetu rozpoczyna się od nowa.
Zatrzymanie się na którymkolwiek z tych etapów może doprowadzić do zmarnowania całego potencjału platformy intranetowej i do fiaska projektu.
CZAS I (TO) PIENIĄDZ
Wdrożenie intranetu może wiązać się z wysokimi kosztami. Zewnętrzni dostawcy rozwiązań intranetowych bardzo wysoko cenią swoje produkty. Kosztowny jest nie tylko zakup, ale też utrzymanie i rozwijanie narzędzi. Na szczęście jest alternatywa dla drogiego intranetu – to baza otwartego oprogramowania (open source). Dzięki niej, opierając się na własnym potencjale intelektualnym i organizacyjnym, koszty funkcjonowania platformy możemy ograniczyć praktycznie do zera.
Wśród policjantów i pracowników Policji jest bardzo duże grono entuzjastów intranetu. Z pewnością znajdą się jednak i tacy, którzy uznają stanowisko komputerowe z intranetem za zbyteczny luksus, który ponadto będzie odciągał policjanta od zajęć służbowych. Ci, którzy korzystają z takich rozwiązań, przyznają zapewne, że dobrze zaprojektowany intranet, który skupia w jednym miejscu wszystkie najważniejsze informacje, formularze, wzory pism itp., nie tylko nie powoduje straty czasu pracowników, ale pozwala im go zaoszczędzić. A szybsze docieranie do niezbędnych informacji, dzielenie się nimi oraz umiejętne zarządzanie wiedzą bezpośrednio wpływa na produktywność nie tylko każdego z osobna, ale i całej firmy.
W kolejnym artykule zaprezentujemy rozwiązania wdrożenia intranetu w Policji.
st. asp. Wojciech Kulig
KWP w Rzeszowie