Funkcja koordynatora czy pełnomocnika nie jest w Policji niczym nowym. Od kilku lat działają we wszystkich komendach wojewódzkich pełnomocnicy do spraw ochrony praw człowieka czy koordynatorzy badań społecznych. Wraz z rosnącym znaczeniem komunikacji wewnętrznej pojawiła się potrzeba wyłonienia specjalistów z tego zakresu.
Pełnomocnik, rozpoczynając działalność, powinien odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Jaki jest cel mojej funkcji? Jakie są oczekiwania mojego kierownictwa i policjantów w moim województwie? Jakie problemy chcę rozwiązać i co chcę osiągnąć? Niezbędna będzie mu też wiedza o tym, czy w garnizonie istnieje odpowiednia struktura komunikacyjna, która będzie umożliwiała mu działanie, oraz jakie narzędzia będzie mógł wykorzystywać w procesie komunikowania się.
ORGANIZATOR, NIE INFORMATOR
Przed specjalistą, który ma koordynować zagadnienia związane z wewnętrznym PR w komendzie wojewódzkiej, postawiono skomplikowane zadanie. Skomplikowane, bo przecież system komunikacji wewnętrznej w Policji ciągle jest budowany. Ponadto nasza organizacja stale jest w okresie zmian, a w takich warunkach niełatwo być pośrednikiem w przepływie informacji między przełożonymi i podwładnymi. A na tym między innymi polega rola koordynatora. Między innymi, ale przecież nie tylko. Pełnomocnik do spraw komunikacji wewnętrznej nie może bowiem ograniczać swojej aktywności tylko do funkcji informatora, nie może poprzestawać na napisaniu komunikatu i zamieszczeniu go na stronie internetowej, bądź na rozesłaniu e maili z ważnym poleceniem komendanta do wybranej grupy adresatów. Nie jest on bowiem informatorem, ale organizatorem procesu komunikowania się w garnizonie. Dlatego też musi inicjować i angażować się we wdrażanie rozwiązań z zakresu komunikacji wewnętrznej, pamiętając, że jej celem jest nie tylko informacja, ale też edukacja i motywacja. Jego zadaniem jest więc organizowanie procesu komunikowania się w garnizonie, kreowanie działań komunikacyjnych, przeprowadzanie szkoleń z zakresu komunikacji wewnętrznej, a także wzmacnianie świadomości i znaczenia prawidłowej komunikacji wewnętrznej wśród kadry kierowniczej.
TRZEBA BUDOWAĆ SIEĆ
Dobry koordynator powinien mieć zapewniony stały i szeroki dostęp do informacji. On po prostu musi wiedzieć, co ważnego dzieje się w komendzie i w całym garnizonie. Dbając o rozpowszechnianie istotnych dla policjantów informacji, powinien pamiętać o tym, że jego działania nie ograniczają się tylko do danej KWP. Jest on przecież pełnomocnikiem komendanta wojewódzkiego, a zatem zakres jego działania obejmuje cały garnizon. I dlatego powinien zyskać wsparcie ze strony osób, które zajmują się komunikacją wewnętrzną w komendach miejskich, powiatowych i rejonowych. Mogą to być oficerowie prasowi, którzy w zakresie obowiązków mają tego typu zadania, ale też inne osoby wyznaczone przez komendanta, któremu podlegają. Trudno wyobrazić sobie sytuację, by dobry koordynator nie znał takich osób, nie utrzymywał z nimi stałego kontaktu i nie współpracował z nimi na co dzień.
Koordynator, aby dobrze wypełniać swoje zadania, musi zbudować sieć osób, które będą wspierały działania komunikacyjne w całym województwie. Ich dobór będzie uzależniony od specyfiki danej jednostki czy garnizonu. Koordynator powinien jednak uwzględniać w tym gronie nie tylko osoby sprawujące funkcję przełożonych, ale też liderów grup, którzy legitymują się autorytetem nieformalnym, a co za tym idzie – cieszą się dużym zaufaniem i szacunkiem ze strony współpracowników. Korzyści płynące z zaangażowania ich w działania komunikacyjne są nie do przecenienia.
JEDNA OSOBA – WIELE RÓL
Koordynator ds. komunikacji wewnętrznej, z uwagi na charakter zajmowanego stanowiska, będzie występował w bardzo różnych rolach. Jest on bowiem jednocześnie strategicznym partnerem dla kadry zarządzającej, inicjatorem zmian, rzecznikiem osób zajmujących stanowiska wykonawcze czy wreszcie ekspertem w zarządzaniu informacją. Bardzo potrzebna jest mu też dobra intuicja pozwalająca przewidzieć potencjalne zagrożenia i umiejętność szybkiej reakcji. Tylko wtedy będzie mógł być skutecznym organizatorem procesu komunikowania się w garnizonie. I nie zawieść pokładanych w nim nadziei.
nadkom. dr Sławomir Weremiuk
pełnomocnik komendanta głównego Policji
ds. komunikacji wewnętrznej