Ankieta miała zbadać, jak funkcjonuje komunikacja wewnętrzna w komendach miejskich, powiatowych i rejonowych zdaniem kierowników tych jednostek organizacyjnych. Zależało nam, by respondenci określili, jakie instrumenty komunikacji wewnętrznej są wykorzystywane w ich jednostkach i jakie podmioty uczestniczą w procesie wymiany informacji. Komendanci mieli też wskazać problemy, jakie najczęściej pojawiają się w procesie komunikowania się. Chcieliśmy także poznać ich pomysły na usprawnienie komunikacji wewnętrznej. Badanie było realizowane metodą CAWI (Computer Assisted Web Interviews) – respondenci wypełniali ankietę on line, co gwarantowało im anonimowość.

ODPRAWY I... ODPRAWY

Wyniki wskazują, że w procesie komunikowania się komendanci wykorzystują przede wszystkim odprawy służbowe. Z tego narzędzia komunikacji wewnętrznej szefowie komend powiatowych, miejskich i rejonowych nie tylko korzystają najczęściej, ale uznają je też za najbardziej skuteczne. Odprawy służbowe są dla nich również okazją (często jedyną), by przekazać podwładnym informacje o wydarzeniach istotnych dla funkcjonowania Policji.

Tak duża popularność odpraw służbowych z jednej strony nie dziwi. Wszak z uwagi na specyfikę naszej formacji odprawy wykorzystywano w Policji od zawsze. Ale zastanawia fakt, że inne instrumenty komunikacji wewnętrznej albo nie są przez komendantów w ogóle wykorzystywane, albo stosowane są zbyt rzadko. Odprawy służbowe nie mogą być jedynym sposobem komunikowania się w organizacji, gdyż komunikacja wewnętrzna oparta wyłącznie na takim instrumencie nigdy nie będzie w pełni efektywna. Komendanci, wykorzystując odprawy, w przeważającej większości nie poszukują już innych rozwiązań, by przekazywać ważne informacje i skutecznie komunikować się z podwładnymi. Zdaniem wielu z nich remedium na wszelkie niedoskonałości w przepływie informacji jest… zwiększenie liczby odpraw służbowych. Warto w tym miejscu jeszcze raz podkreślić, że odprawa jest ważnym narzędziem komunikacji wewnętrznej, ale nie może być jedynym instrumentem w procesie skutecznego i efektywnego komunikowania się w jednostce.

BO INTERNET BYŁ ZEPSUTY

Z ankiety wynika również, że plotka nadal jest podstawowym źródłem informacji w jednostkach. Na dużą rolę plotki, jako największą przeszkodę w komunikacji wewnętrznej, wskazał aż co drugi ankietowany. Jest to ważny sygnał dla wszystkich, którzy w procesie komunikowania się występują w roli nadawców, że konieczna jest ich aktywizacja po to, by odbiorca uzyskał pełną informację z wiarygodnego źródła.

Trzeba też zwrócić uwagę, że ponad połowa uczestniczących w badaniu komendantów przekazuje informację o braku odpowiednich narzędzi komunikacji – sprzętu komputerowego, dostępu do internetu/intranetu oraz odpowiedniego oprogramowania. Zdaniem ankietowanych dostęp do takich instrumentów w największym stopniu przyczyniłby się do usprawnienia komunikacji wewnętrznej.
Dostęp do poczty elektronicznej, intranetu czy newslettera z pewnością może usprawnić proces wymiany informacji między członkami organizacji. Nie można jednak zgodzić się z twierdzeniem, że zapewnienie odpowiedniego sprzętu rozwiąże wszystkie problemy i zlikwiduje wszelkie bariery komunikacyjne. Uczestnikami procesu komunikowania zawsze są ludzie, a komputer, faks czy telefon to tylko narzędzia, które mają pomóc w sprawniejszym przepływie informacji. Brak odpowiedniego sprzętu nie zwalnia nadawców z obowiązku dostarczenia odbiorcy pełnej i wiarygodnej informacji. Wymusza tylko stosowanie innych, być może liczniejszych i bardziej zróżnicowanych, ale równie skutecznych instrumentów.

Niemal wszyscy respondenci (99,4 proc.) dostrzegają znaczenie komunikacji wewnętrznej dla prawidłowego funkcjonowania jednostki. Prawie wszyscy twierdzą też, że rola komunikacji wewnętrznej zwiększyła się w ostatnim czasie. Wielu komendantów dostrzega też potrzebę pogłębiania wiedzy na temat komunikowania się w organizacji.

Cykl artykułów, który publikujemy od kilku miesięcy, ma na celu przybliżenie tematyki skutecznego komunikowania się w organizacji. Warto pamiętać, że dzielenie się z drugą osobą wiedzą i informacją jest dowodem szacunku dla odbiorcy.

nadkom. dr Sławomir Weremiuk
pełnomocnik komendanta głównego Policji ds. komunikacji wewnętrznej