Z uwagi na hierarchiczną strukturę Policji nadawcami komunikatów są najczęściej przełożeni. W działaniach tych wspierają ich koordynatorzy ds. komunikacji wewnętrznej, a w komendach miejskich, powiatowych i rejonowych – osoby wyznaczone, najczęściej oficerowie prasowi.

Warto w tym miejscu zastanowić się nad pytaniem, jaką rzeczywiście rolę odgrywają przełożeni? To, że kierują pracami i ponoszą odpowiedzialność za działania podwładnych, jest oczywiste. Ale czy na tym koniec? Przecież nie od dziś wiadomo, że „ludzie przychodzą do firmy, a odchodzą od szefa”. I jest w tym sporo racji. Bez zbytniej przesady można powiedzieć, że osobowość szefa wpływa na stosunki w miejscu pracy. Złe relacje z przełożonym nie tylko negatywnie rzutują na atmosferę, są też przyczyną braku zaangażowania pracowników, a nawet odejść wartościowych i doświadczonych ludzi.

SZEF DOBRY, CZYLI JAKI?

Idealna byłaby taka sytuacja, kiedy nasz szef byłby nie tylko świetnym fachowcem, ale też prawdziwym liderem, który potrafi zmotywować ludzi do pracy, a w konsekwencji zbudować sympatyczny i zgrany zespół. Pracuje się wtedy lepiej, przyjemniej i wydajniej. Zatem warto zastanowić się, jakim jestem przełożonym i co mogę zrobić, żeby w mojej komendzie/wydziale/zespole pracowało się lepiej. Stworzenie dobrych relacji w miejscu pracy wymaga sporo czasu, wysiłku, zaangażowania, a także wiedzy o tym, jak skutecznie zarządzać ludźmi. Dlatego tak ważne jest, aby ci, którzy zajmują stanowiska kierownicze, stale kształcili swoje umiejętności interpersonalne.

Dobry szef jest życzliwy i nawet w natłoku spraw znajdzie czas dla podwładnego, który przychodzi do niego z problemem. Przełożony, który odpowiedzialnie traktuje swoją funkcję, jest kompetentny i mówi prawdę. Nieudolne maskowanie niewiedzy, nieumiejętność przyznania się do błędu i kłamstwo szybko wychodzą na jaw i na pewno nie przysporzą szacunku ze strony podwładnych. Jednym z najtrudniejszych zadań przełożonego jest jednak… słuchanie. Zadbanie o informację zwrotną może przynieść same korzyści. Informacja zwrotna pozwala bowiem zorientować się, w jaki sposób podwładni postrzegają działania swojego szefa i czy są one skuteczne. Może to być ważna podpowiedź przy wytyczaniu kierunków działań.

Warto pamiętać, że poprawie stosunków między współpracownikami służą wszelkiego rodzaju formy integracji (imprezy firmowe, spotkania po pracy czy sportowa rywalizacja). Zdecydowanie lepiej pracuje się przecież tam, gdzie mamy wielu znajomych, a nawet przyjaciół. Należy jednak podkreślić, że chęć integracji powinna wychodzić w dużej mierze od samego zespołu. Nie ma nic gorszego niż nadgorliwy przełożony, który na siłę chce zintegrować swoich pracowników.

ROLA INFORMACJI

Budując dobre relacje z podwładnymi, trzeba uwzględniać też rolę informacji w procesie komunikowania się. Policjanci i pracownicy chcą być informowani na bieżąco o sprawach, które ich dotyczą. Mądry szef nie blokuje więc dostępu do informacji. Wręcz przeciwnie. Mądry szef, również w swoim interesie, dba o to, by każda wiadomość istotna dla jego podwładnych dotarła do nich na czas, była powszechnie dostępna i zrozumiała. Bywa, że przełożeni, zwłaszcza wyższego szczebla, nie uświadamiają sobie, jak potężny głód informacji panuje „na dole”. A tam, gdzie jedynym wiarygodnym źródłem informacji o firmie jest plotka, istnieje poważne ryzyko zniekształcenia przekazu. W konsekwencji wiadomość, która będzie wielokrotnie powtarzana, po pewnym czasie może być tak zmieniona, że z pierwotną wersją niewiele będzie miała wspólnego. A czy stoi coś na przeszkodzie, by istotna informacja dotarła do wszystkich osób w niezmienionym kształcie? Wystarczyłoby, żeby szef zastanowił się, jak usprawnić obieg informacji w swojej jednostce.

W tym zakresie wsparciem powinna być dla niego osoba odpowiedzialna za organizowanie systemu wymiany informacji – np. oficer prasowy w komendzie powiatowej, miejskiej czy koordynator ds. komunikacji wewnętrznej w komendzie wojewódzkiej. Nadawca, jakim jest np. oficer prasowy, nie może ograniczać się tylko do informowania mediów o ważnych wydarzeniach kryminalnych. Równie istotna jest troska o prawidłowe funkcjonowanie systemu komunikacji wewnętrznej w jednostce.

Osoba sprawująca funkcję oficera prasowego musi oczywiście posiadać odpowiednie predyspozycje (dobra prezencja, staż, doświadczenie zawodowe czy wykształcenie są niezwykle istotne, ale z pewnością niewystarczające), powinna również posiadać wysokie kompetencje komunikacyjne i być partnerem dla kierownictwa. Jest ona bowiem nie tylko odbiorcą i przekaźnikiem poleceń „z góry”, ale organizatorem procesu komunikowania się, kreatorem i inicjatorem działań w obszarze komunikacji wewnętrznej. Żeby osoba taka mogła należycie wypełniać swoje zadania, musi uczestniczyć w codziennych odprawach z udziałem dyżurnych. Bo skąd ma czerpać informacje o tym, co się dzieje w jednostce, jeśli nie od swojego szefa? Zapewnienie jej szerokiego dostępu do informacji leży w interesie nie tylko kierownictwa jednostki, ale też całego stanu osobowego.

Dobrym organizatorem systemu komunikowania się może być tylko taka osoba, która ma pomysły i chęci do działania. Dobry oficer prasowy będzie dbał więc o to, by potrzebna policjantom informacja dotarła do nich na czas, będzie zabiegał o integrację kolegów ze swojej jednostki. Bez wielkiej przesady można powiedzieć, że obok osób zajmujących stanowiska kierownicze, to on będzie miał zasadniczy wpływ na to, jak policjantom pracuje się w danej komendzie czy wydziale. A dzielenie się informacją jest niewątpliwie okazywaniem szacunku odbiorcy.

kom. dr Sławomir Weremiuk
pełnomocnik komendanta głównego Policji ds. komunikacji wewnętrznej