Mają być one swego rodzaju wskazówką dla osób zajmujących się komunikacją wewnętrzną, a w szczególności dla nadawców. Dzięki standardom łatwiej możemy bowiem określić, czym się kierować, by komunikowanie się było bardziej efektywne.

SZCZEROŚĆ I OTWARTOŚĆ

możemy zaliczyć niewątpliwie do najważniejszych standardów komunikacji wewnętrznej. Co to oznacza w praktyce? Osoby zajmujące stanowiska kierownicze muszą pamiętać o ciążących na nich licznych obowiązkach. To przełożeni, niezależnie od miejsca zajmowanego w policyjnej hierarchii, powinni wyjaśniać swoim podwładnym zasadność wprowadzanych w organizacji zmian. Ich rolą jest także przedstawianie argumentów za i przeciw podjętych decyzji, a także interpretowanie zaistniałych faktów. Przełożeni powinni też dbać o to, by ich pracownicy otrzymywali na czas informacje o sprawach istotnych dla nich samych i mających znaczenie dla ich pracy lub służby.

KONSEKWENCJA, JASNOŚĆ I KOORDYNACJA DZIAŁAŃ

w procesie komunikowania się są równie ważne. Nie ulega wątpliwości, że wszelkie podejmowane przez nas działania powinny być skoordynowane, bo tylko to zapewnić może ich skuteczność. Nadawca powinien mieć też na uwadze, by każdą formę komunikacji dostosować do wymagań i potrzeb odbiorców. Jeżeli swój komunikat sformułujemy w sposób jasny i zrozumiały dla odbiorcy, mamy gwarancję, że zostaniemy zrozumiani zgodnie z naszymi intencjami. Jasne i precyzyjne formułowanie myśli może być prawdziwą sztuką. Każdy z nas, a w szczególności osoby sprawujące funkcje kierownicze, powinien stale doskonalić swoje umiejętności komunikacyjne. Dlatego tak ważne jest korzystanie z różnego rodzaju szkoleń i warsztatów praktycznych. Dzięki temu łatwiej nam będzie identyfikować i przezwyciężać bariery komunikacyjne, jasno i zrozumiale werbalizować swoje myśli, a więc efektywnie komunikować się z otoczeniem.

SZYBKOŚĆ I ISTOTNOŚĆ

powinny być kolejnym standardem komunikacji wewnętrznej. Wiadomości ważne dla organizacji powinny być udzielane przez kierownictwo na tyle szybko, by wyprzedzały informacje docierające do pracowników z innych źródeł. Zwłaszcza że te ostatnie nie zawsze dają gwarancję rzetelności. Często sprzyjają wręcz szerzeniu się plotek i niedomówień. Jeżeli jednak zdarzy się tak, że informacje dotyczące działalności organizacji dotrą do pracowników najpierw z zewnątrz, przełożeni powinni skomentować je jak najszybciej. Szefowie, którzy są dysponentami istotnych informacji, powinni też pamiętać, by w pierwszej kolejności informacje takie docierały do tych, którym są one najbardziej potrzebne. Niezwłocznie należy też przekazywać podwładnym wiadomości o znaczeniu lokalnym oraz takie, które dotyczą ich własnych jednostek i komórek organizacyjnych.

ZAPEWNIENIE SPRZĘŻENIA ZWROTNEGO

ma ogromne znaczenie dla efektywnej komunikacji. Trudno wyobrazić sobie skuteczne zarządzanie jakimkolwiek zespołem ludzkim bez zagwarantowania sobie tzw. feedbacku, czyli bez sprawdzenia, czy adresat odebrał komunikat i zrozumiał go zgodnie z intencją nadawcy. Wszyscy przełożeni powinni zadbać o wytworzenie takich mechanizmów, by ich podwładni dostarczali im informację zwrotną bez obawy o jakiekolwiek negatywne konsekwencje. To na osobach zajmujących stanowiska kierownicze ciąży odpowiedzialność, by zachęcać do tego rodzaju wymiany informacji. Każdy zatem powinien otrzymać wyczerpującą odpowiedź na swoje opinie i pytania. Modelowa wręcz byłaby sytuacja, kiedy istniałaby stała forma otwartej dyskusji pomiędzy zespołem a kierownictwem na wszystkich szczeblach organizacji. Nie tylko szefowie, ale i każdy z nas, niezależnie od pełnionej funkcji, powinien zatem pamiętać, by w kontaktach z innymi ludźmi dawać im konstruktywne sprzężenie zwrotne.

Wymienione standardy komunikacji wewnętrznej nie tworzą, rzecz jasna, katalogu zamkniętego. Są one jednak tymi najistotniejszymi, bez których żaden system wymiany informacji nie będzie funkcjonował prawidłowo. Stosowanie tych kilku podstawowych standardów jest zatem warunkiem koniecznym, by osiągnąć cele, jakie stawia się przed komunikacją wewnętrzną. I to w każdej skali: wydziału, jednostki, garnizonu, jak i całej instytucji.

nadkom. dr Sławomir Weremiuk
pełnomocnik komendanta głównego Policji
ds. komunikacji wewnętrznej