Aby można było w ogóle mówić o komunikowaniu się, musi wystąpić łącznie kilka elementów. Oczywiste jest, że nie może być przepływu informacji bez nadawcy i odbiorcy komunikatu. Nadawcą będzie więc np. naczelnik, który na odprawie wydziału informuje, kto i za co otrzymał ostatnio premię. Odbiorcami w tym wypadku będą wszyscy jego podwładni.

Równie ważnym elementem w procesie komunikowania się jest narzędzie, za pomocą którego przekazujemy komunikat. Jest to tzw. kanał informacyjny. Będzie nim np. poczta elektroniczna, gazetka firmowa, ale też wydane ustnie polecenie.

SPRAWDŹ, CZY DOSZŁO

Wydaje się, że brak nadawcy lub odbiorcy jest elementem, który uniemożliwia komunikację. Ale jakże często zdarza nam się wysłać e maila i nie sprawdzić, czy osoba, do której był skierowany, rzeczywiście przeczytała wiadomość? Albo nagrać informację na automatyczną sekretarkę i nie upewnić się, czy została odsłuchana? Żeby komunikacja była skuteczna, musimy zadbać jeszcze o tzw. sprzężenie zwrotne. Nadawca musi bowiem wiedzieć, że jego komunikat dotarł do odbiorcy, a ten informację przyjął i zrozumiał ją zgodnie z intencją nadawcy. Wyjątkiem oczywiście będzie sytuacja, w której grono odbiorców będzie z założenia zbyt liczne, by weryfikacja dotarcia komunikatu była możliwa. Będzie tak np. przy wykorzystaniu intranetu do przekazania informacji wszystkim policjantom w garnizonie.

SŁUCHAJ PODWŁADNYCH

W codziennej pracy lub służbie mamy najczęściej do czynienia z komunikacją „w dół”, „w górę” i z komunikacją „poziomą”, zwaną również „horyzontalną”. Ta ostatnia dotyczy wymiany informacji ze współpracownikami. Komunikacja „w dół” to przekazywanie informacji pracownikom przez przełożonych. Komunikacja „w górę” zaś to komunikat przekazywany przez podwładnych kierownictwu. Jeśli komunikacja „w górę” działa efektywnie, przynosi wiele korzyści obu stronom. Pozwala przełożonemu zorientować się, czy wydane przez niego polecenia zostały odpowiednio zrozumiane. Dla mądrego szefa ten rodzaj komunikacji powinien być też cenną wskazówką przy podejmowaniu decyzji dotyczących funkcjonowania podległego mu zespołu ludzi. Mądry przełożony powinien zadbać więc o to, by jego podwładni otwarcie wyrażali swoje opinie, czyli nie obawiali się i chcieli się z nim komunikować.

Dla efektywnego przepływu informacji niezbędny jest odpowiedni dobór narzędzi, za pomocą których przekażemy nasz komunikat. Wybór zależy od bardzo wielu czynników: okoliczności, treści komunikatu, adresata itd. Inaczej więc wydamy polecenie przeprowadzenia oględzin miejsca zdarzenia, inaczej poinformujemy o przyznaniu nagrody motywacyjnej, inaczej wreszcie poprosimy przełożonego o dzień wolny.

Doświadczenie pokazuje, że aby usprawnić komunikację w miejscu pracy, nie ma co sięgać po złożone i wymyślne narzędzia komunikacyjne. Zazwyczaj wystarczają najprostsze, które są najłatwiejsze do zastosowania, a ponadto okazują się najefektywniejsze. A narzędzi, którymi możemy posługiwać się w komunikacji wewnętrznej, jest naprawdę wiele. Wystarczy wymienić odprawy służbowe, indywidualne spotkania z policjantami, pocztę elektroniczną, telekonferencje, wideokonferencje, tablice ogłoszeń, intranet, wewnętrzne instrukcje i algorytmy postępowania, korespondencję pisemną i polecenia ustne, a nawet imprezy integracyjne. Najważniejszy jest ich odpowiedni dobór. A także odrobina dobrej woli, by w ogóle chcieć uczestniczyć w procesie efektywnej komunikacji.

kom. dr Sławomir Weremiuk
pełnomocnik komendanta głównego Policji ds. komunikacji wewnętrznej