Naczelnik, który na odprawie wydziału chwali podwładnego za „kawał dobrej roboty”, sekretarka, która wiesza na tablicy ogłoszeń informację o terminach badań profilaktycznych, kierownik, który przynosi nam pismo do zapoznania – wszyscy oni się przecież komunikują. Czym zatem jest komunikacja wewnętrzna w Policji? I dlaczego jest ważna na tyle, by o niej mówić?

Trudno dziś nawet wyobrazić sobie funkcjonowanie we współczesnym świecie bez umiejętności komunikowania się. Chcemy czy nie, stale kontaktujemy się ze światem za pomocą słów, gestów, mimiki. Nieustannie występujemy w roli zarówno nadawców, jak i odbiorców informacji, pojęć, uczuć, umiejętności. Nie sposób przecież żyć wśród rodziny, znajomych, sąsiadów bez umiejętności komunikowania się. I tak samo trudno obyć się bez komunikacji w miejscu pracy. Żadna firma nie może funkcjonować właściwie bez odpowiednio zorganizowanego systemu komunikacji wewnętrznej. Komunikacja wewnętrzna jest bowiem elementem, który trudno przecenić. Ale – paradoksalnie – ciągle bywa jeszcze tak bardzo niedoceniana.

KORZYŚCI Z KOMUNIKACJI

Aby zrozumieć znaczenie komunikacji wewnętrznej i dostrzec jej potrzebę, trzeba najpierw nieco inaczej spojrzeć na Policję, a także zerwać ze schematycznym sposobem postrzegania naszej formacji. Policja to firma, która, jak wiele innych, ma do zaoferowania konkretny, choć bardzo specyficzny „produkt”. Nietypowe jest również grono odbiorców, czyli jej „klientów”. W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że produktem, który oferujemy, jest bezpieczeństwo publiczne, naszym klientem zaś jest całe społeczeństwo. Takie postrzeganie Policji wymusza też inny sposób zarządzania firmą – profesjonalny, nowoczesny, dostosowany do zmieniających się realiów i warunków. Kompetencją niezbędną w procesie zarządzania jest oczywiście umiejętność komunikowania się. Jest ona fundamentem każdej dobrze prosperującej organizacji. Żadną firmą nie da się bowiem dobrze kierować bez sprawnie funkcjonującego systemu wymiany informacji między przełożonymi i podwładnymi. Ale celem komunikacji nie jest tylko informacja. Równie ważne jest ciągłe edukowanie i motywowanie pracowników.

Dobrze funkcjonująca komunikacja wewnętrzna przynosi korzyść obu stronom: firmie i pracownikowi. Kiedy pracownik wie, jakie są plany instytucji, kto i za co jest odpowiedzialny, ma poczucie, że niczego się przed nim nie ukrywa, a każda istotna dla instytucji informacja dociera do niego na czas, ma poczucie komfortu i bezpieczeństwa. Czuje się wówczas szanowany i traktowany poważnie. W takich warunkach pracuje lepiej, efektywniej, staje się odpowiedzialny i zaangażowany.

SYSTEM W BUDOWIE

System komunikacji wewnętrznej w Policji jest cały czas budowany. Chodzi przede wszystkim o stworzenie skutecznych kanałów przekazywania informacji i takie udoskonalenie już istniejących, by uzyskać „sprzężenie zwrotne”. Pewność, że informacja dotarła do odbiorcy i została należycie zrozumiana, jest bowiem warunkiem skutecznego porozumiewania się. Trzeba jednocześnie pamiętać, że żaden system komunikacji wewnętrznej, nawet najlepszy, nie działa od razu. Jego wdrożenie wymaga czasu i przynosi efekty niekiedy dopiero po wielu miesiącach czy latach. Czasu potrzebują również sami pracownicy, by przekonać się do systemu, zanim jeszcze zaczną wierzyć informacji, którą on przekazuje.
Mamy świadomość, że w zakresie budowania dobrych relacji w miejscu pracy i zapewnienia sprawnego przepływu informacji w naszej formacji jest jeszcze dużo do zrobienia. Niewątpliwie bardzo potrzebna jest ciągła edukacja całego środowiska policyjnego, a zwłaszcza tych, którzy sprawują funkcje przełożonych. Stąd pomysł na cykl artykułów poświęconych komunikacji wewnętrznej. Chcemy w nich przybliżyć Państwu niektóre pojęcia z nią związane. Będziemy podpowiadać, jak przy użyciu prostych i łatwo dostępnych środków można budować lepsze relacje w miejscu pracy. Chcemy również pokazać, czym mogą skutkować zaniedbania w tym zakresie i jak ich uniknąć. Mamy nadzieję, że wskazówki te okażą się przydatne w codziennej pracy i służbie, a termin komunikacja wewnętrzna przestanie być kompletnie obcym pojęciem.

kom. dr Sławomir Weremiuk
pełnomocnik komendanta głównego Policji ds. komunikacji wewnętrznej