System służący do wymiany jawnych wiadomości przesyłanych pocztą elektroniczną w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, zapewniający bezpieczeństwo i spełniający kryteria RODO – tak można krótko podsumować istotę działania SEPP. Właśnie ze względów bezpieczeństwa nie podamy w tym artykule kompletnej listy zabezpieczeń i systemów logowania, zostawiając ten przywilej służbom informatycznym. Warto nadmienić, że dostęp do służbowej poczty elektronicznej może zostać przydzielony każdemu pracownikowi i funkcjonariuszowi Policji w kraju. Może się do niej logować zarówno z sieci wewnętrznej Policji, jak i zewnętrznej, ze zwykłego połączenia internetowego. Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z polityką ochrony danych osobowych SEPP do służbowej skrzynki pocztowej można się logować jedynie ze służbowego sprzętu. Hasło potrzebne do logowania się do poczty przez przeglądarkę internetową musi być zmieniane co pół roku. Wszelkie informacje związane z bezpieczeństwem, logowaniem czy użytkowaniem elektronicznej poczty Policji użytkownik znajdzie w polityce ochrony danych osobowych SEPP, z którą musi się zapoznać.

Funkcje wiadomości

Pierwsza z nich to wysyłanie i odbieranie poczty elektronicznej. Samo utworzenie i wysłanie nie powinny sprawić kłopotu, bo w swojej funkcjonalności nie różnią się znacznie od innych skrzynek pocztowych dostępnych w internecie. Istotne jest to, że po wybraniu pola wpisywania adresata otrzymuje się dostęp do Policyjnej Książki Adresowej. Wystarczy wpisać nazwisko i z dostępnej listy wybrać konkretną osobę, sprawdzając przy tym, czy zgadza się jej imię i województwo, w którym pracuje. Wystarczy kliknąć „Szczegóły” i informacje się wyświetlą.

Dołączanie załączników również odbywa się standardowo, jednak można wysłać tylko podstawowe pliki tekstowe i graficzne do 26 MB wielkości. Do wysłania utworzonej wiadomości służą przyciski „Wyślij” oraz „Wyślij i zapisz” w pasku zadań. Różnica między nimi jest taka, że pierwszy zapisuje e-mail w folderze „Odebrane”, a drugi pozwala wybrać inny, własny folder. Ważne są „Opcje dostarczania”, w których można wybrać, czy chcemy otrzymać potwierdzenie bądź raport o dostarczeniu. Można też oznaczyć priorytet wiadomości oraz wskazać, czy ma być uwiarygodniona podpisem cyfrowym, czy też szyfrowana dla zapewnienia poufności korespondencji.

Podpis cyfrowy daje odbiorcy pewność, że otrzymany e-mail przyszedł od osoby, która jest podpisana w stopce, i nie został zmodyfikowany podczas transmisji. Szyfrowanie natomiast zapewnia, że wiadomość odczyta jedynie adresat posiadający dostęp do klucza prywatnego. Ze szczegółami wysyłania szyfrowanego e-maila, odszyfrowywania i przetwarzania można zapoznać się w „Polityce ochrony danych osobowych dla SEPP”.

Przy tworzeniu wiadomości dodatkowo można zmieniać formatowanie, oznaczyć temat jako poufny, dodać własny podpis lub papeterię. Aby łatwiej posługiwać się opcjami tworzenia e-maili służbowych, można kliknąć „Wyświetl” i włączyć ciągłe wyświetlanie opcji dostarczania wiadomości elektronicznej.

HCL Notes

Domyślnym sposobem korzystania ze służbowej poczty elektronicznej jest dostęp przez przeglądarkę internetową. Kto używa, ten wie, że pewną uciążliwością bywa wylogowanie użytkownika z interfejsu web co 90 minut. To kwestia bezpieczeństwa poczty, ale jest sposób, by nie wpisywać hasła co półtorej godziny. Wystarczy zainstalować na służbowym komputerze klienta pocztowego HCL Notes, popularnie nazywanego „gruby klient”. Instalację powinien wykonać informatyk, gdyż ma on pliki instalacyjne i uprawnienia administratora. Hasło identyfikatora programu Notes wpisuje się tylko przy uruchomianiu i nie ma potrzeby odświeżania aplikacji co 90 minut ani też konieczności wpisywania hasła, by wysłać lub odczytać szyfrowaną wiadomość.

Klient HCL Notes umożliwia również lokalne archiwizowanie wiadomości. W przeciwieństwie do wersji przeglądarkowej, w której archiwum jest zlokalizowane na serwerze i dostępne z każdego innego urządzenia służbowego, archiwum lokalne utworzone z klienta pocztowego można sprawdzić jedynie na danym komputerze z zainstalowaną aplikacją. Wymogiem jest usuwanie zarchiwizowanych wiadomości starszych niż trzy lata. O ile w archiwum zlokalizowanym na serwerze czynność dokona się automatycznie, o tyle w lokalnie zainstalowanym kliencie trzeba samemu kontrolować daty krańcowe i usuwać ponadtrzyletnie wiadomości. Użytkowanie tej aplikacji jest intuicyjne i ma niemalże identyczny interfejs jak przeglądarkowy. Jedną z różnic jest wyświetlanie komunikatora Sametime.

Komunikator

Sametime umożliwia tekstowe rozmowy sieciowe pomiędzy użytkownikami SEPP. Po uruchomieniu komunikator w kliencie pocztowym HCL Notes wyświetli się po prawej stronie aplikacji, natomiast w przeglądarce należy wpisać w pasku adresu odpowiednią treść. Potem wystarczy wyszukać osobę i rozpocząć wymianę wiadomości. Wysłana treść dotrze do adresata nawet, gdy ten nie jest w danej chwili dostępny. Gdy otworzy Sametime, aplikacja poinformuje o wiadomości. Chat nie jest jednak szyfrowany, więc nie nadaje się do przesyłania wrażliwych danych.

Funkcje dodatkowe

Funkcje ułatwiające użytkownikowi pracę z SEPP są gotowe do uruchomienia w postaci ikonek w górnym lewym menu.

• Kalendarz – pomoże pilnować terminów, ważnych dat czy spotkań, także w pracy zespołowej. Użytkownik może dać dostęp do swojego kalendarza także innym osobom lub stworzyć grupę użytkowników, którzy na bieżąco mogą przeglądać zaplanowane terminy i zadania, np. dla ich wydziału.

• Własna książka adresowa – tworzenie bazy własnych kontaktów to wygodna opcja nie tylko podczas wysyłania codziennej korespondencji. Może służyć również jako wizytownik.

• Zadania – przełożony może utworzyć zadanie oraz termin jego wykonania, potem określić podwładnego lub kilka osób, do których informacja dotrze. Kiedy adresat otworzy wiadomość, zostanie przekierowany do zakładki „Czynności do wykonania” i zapozna się z treścią.

• Notatnik – ostatnią opcją jest notatnik nieposiadający wyszukanych funkcji, ale zawsze gotowy pomóc w zapamiętaniu informacji. W SEPP są dostępne dwa rodzaje skrzynek pocztowych. Ta podstawowa jest przypisana nazwisku użytkownika i nazywa się ją indywidualną. Druga skrzynka jest tworzona na potrzeby biur czy wydziałów i nazywana jest funkcyjną lub grupową. Dostęp do takiej skrzynki może mieć jeden lub wielu użytkowników. Dobrym przykładem takiej skrzynki pocztowej jest kontakt „Gazety Policyjnej” z czytelnikami.

By bliżej poznać SEPP, wystarczy włączyć funkcję „Pomoc” uruchamianą klawiszem F1. Tam można znaleźć podstawowe instrukcje potrzebne do sprawnego poruszania się w Systemie Elektronicznej Poczty Policji.

KRZYSZTOF CHRZANOWSKI

Materiał powstał we współpracy z Wydziałem Utrzymania Systemów Informatycznych Policyjnych i Krajowych Biura Łączności i Informatyki KGP