Zadania służbowe zapisywane są w notatniku służbowym, bo przecież policjant nie jest w stanie zapamiętać wszystkich adresów, danych personalnych osób do sprawdzenia itp. Zapisy w notatnikach służbowych stanowią podstawę do dokumentowania przebiegu służby i sporządzania dalszej dokumentacji służbowej, w tym o charakterze procesowym.

Zarządzanie informacją

Policja, w tym służba prewencji, wykorzystuje wiele systemów i baz danych, własnych i zewnętrznych. Jednym z elementów w Systemie Wspomagania Dowodzenia Policji (SWD) jest moduł „Siły i środki”, który zawiera ekrany „Odprawy do służby”. Policjanci wykorzystują też Mobilne Terminale Noszone (MTN) oraz Mobilne Terminale Przewoźne (MTP), które pozwalają im na pozyskiwanie informacji i dokonywanie sprawdzeń, zarówno w bazach policyjnych, jak i pozapolicyjnych, a także są narzędziem komunikacji ze stanowiskami kierowania. W coraz szerszym zakresie policjanci wyposażeni są w urządzenia umożliwiające dokonywanie zapisów w formie audio i wideo.

Czy zatem tradycyjne notatniki służbowe są potrzebne?

Komendant Główny Policji decyzją nr 236 z 27 sierpnia 2020 r. powołał zespół do opracowania i wdrożenia koncepcji wycofania z użytku notatników służbowych w Policji. W jego skład weszło kilkunastu doświadczonych funkcjonariuszy służb prewencji, łączności i informatyki oraz operacyjnych.

Jak to robią w Europie?

Wdrożenie e-notatnika umożliwia ustawa z 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 125).

Do tego celu niezbędne jest stworzenie integralnego systemu pozyskiwania i przetwarzania informacji, który jednocześnie dawałby policjantowi gwarancje bezpieczeństwa prawnego.

Jak system dokumentowania przebiegu służby zewnętrznej, pozyskiwania i przekazywania informacji wygląda w policjach europejskich? Otóż okazuje się, że w większości polega on na tradycyjnych notatnikach, czyli na dokonywaniu zapisów manualnych w formie papierowej. Ponadto stopień szczegółowości wymaganych zapisów jest różny, a na przykład we Francji, Włoszech i niektórych landach niemieckich jest o wiele bardziej rozbudowany niż w policji polskiej i wręcz stanowi podstawę dokumentacji.

W większości policji europejskich:

– policjanci mają zapewniony bezpośredni dostęp do baz danych w oparciu o urządzenia mobilne, przy czym wykorzystywane są urządzenia dedykowane, adaptowane bądź standardowe pracujące zarówno w sieciach internet, jak i intranet;

– patrole policyjne są pozycjonowane z wykorzystaniem GPS, funkcjonują odpowiedniki polskiego Systemu Wspomagania Dowodzenia Policji, ale informacje w znacznie większym niż u nas stopniu nanoszone są przez personel obsługujący ten system (odpowiednik obsady stanowisk kierowania);

– w wielu policjach organizację służby, a także system gromadzenia informacji usprawnia wydruk formularza „zadań do służby”, który policjant uzupełnia w trakcie jej pełnienia i na zakończenie;

– w wielu służbach występują dodatkowe aplikacje ułatwiające wykonywanie zadań prewencyjnych, np. automatyczne sczytywanie dokumentów, tablic rejestracyjnych itp., analogicznie jak ma to miejsce w przypadku polskich MTN;

– w Niemczech wykorzystywany jest również translator mowy, który ma funkcję tłumaczenia z języków obcych;

– najbardziej zbliżone do uwarunkowań i rozwiązań polskich są rozwiązania węgierskie; system informatyczny podzielono tam na trzy moduły: prewencyjny, procesowy i statystyczny.

Polska Policja na tle innych policji europejskich wypada dobrze. Jest nieźle doposażona pod względem posiadanych systemów informatycznych i ich funkcjonalności, dostępu do zewnętrznych baz danych oraz urządzeń końcowych, co umożliwia opracowanie i rozpoczęcie procesu zmiany organizacji służby zewnętrznej, w tym dokumentowania jej przebiegu przy wyeliminowaniu z użytku papierowych notatników służbowych.

Polska Policja kładzie ogromny nacisk na ochronę danych osobowych, a wdrożenie e-notatnika jeszcze dodatkowo poprawi bezpieczeństwo w tym zakresie.

Wycofanie notatników – uwarunkowania prawne i organizacyjne

Podstawowym założeniem zmian zaproponowanych w opracowanej przez zespół koncepcji wycofania z użytku notatników służbowych jest takie zmodernizowanie procesu organizacji i dokumentowania służby zewnętrznej, aby wyeliminować lub ograniczyć w znacznym stopniu powielanie treści, dotychczas rozproszonych w różnych systemach i dokumentach, podnieść poziom i szybkość wymiany informacji, a tym samym ułatwić ich wykorzystywanie do procesów analitycznych, w tym na rzecz służby kryminalnej. Końcowy użytkownik informacji musi mieć zapewnione zarówno bezpieczeństwo prawne, jak i być odciążonym od czynności stricte technicznych.

Istniejących regulacji prawnych w tym zakresie jest sporo, pochodzą z różnych lat i różnie też precyzują wymóg dokumentowania, potrzebne jest więc stworzenie spójnych podstaw prawnych w postaci aktu prawa wewnętrznego w randze zarządzenia.

Zarządzenie to regulowałoby zagadnienia związane z dokumentowaniem przebiegu służby zewnętrznej, wprowadzając definicję „e-notatnika służbowego”, która swoim zakresem pojęciowym obejmowałaby również dokumentowanie w systemach informatycznych. Rozwiązanie takie eliminowałoby potrzebę nowelizacji szeregu aktów prawnych, w tym prawa powszechnie obowiązującego, co jest procesem długotrwałym i na który nie zawsze Policja ma wpływ – stwierdzają autorzy „Koncepcji wycofania z użytku notatników służbowych w Policji”.

Ze względu na skalę takiego rozwiązania powinno ono przebiegać etapowo i podlegać stałej modyfikacji, a zapisy projektowanego zarządzenia powinny być na tyle elastyczne, żeby pozwalały na sukcesywne wprowadzanie nowych rozwiązań informatycznych, które będą eliminować potrzebę tradycyjnego dokumentowania. I tak na przykład legitymując osobę i sprawdzając ją w systemie informatycznym za pomocą urządzenia mobilnego, policjant nie będzie musiał wpisywać danych tej osoby w notatniku tradycyjnym, ponieważ zostaną one automatycznie zapisane w jego e-notatniku.

Rezygnacja z papierowego notatnika służbowego na rzecz rozwiązań informatycznych musi uwzględniać proces zadaniowania oraz zapewnić dostęp do informacji znajdujących się w obecnej cedule patrolowej, a te z kolei muszą być na bieżąco aktualizowane. Pozwoli to na dostarczenie informacji niezbędnych do efektywnego pełnienia służby, a tym samym na ograniczenie codziennych zapisów do jednego lub kilku zadań doraźnych dla określonego rejonu.

Z wykorzystaniem posiadanych zasobów

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu informacji w służbie prewencyjnej powinno się opierać na wykorzystaniu już posiadanych zasobów informatycznych i sprzętowych. Ze względu na spójność informacji, które obecnie znajdują się w systemach informatycznych, rozwiązanie to powinno funkcjonować lub ściśle współpracować (jako jeden z modułów) z obecnie użytkowanym SWD Policji. Jednym z kluczowych elementów tego systemu byłby wirtualny elektroniczny notatnik służbowy policjanta (e-notatnik), który stanowiłby tylko efekt uboczny usprawnienia obiegu informacji w zakresie organizacji służby zewnętrznej od jej planowania, poprzez zadaniowanie, realizację, po możliwość wytwarzania niezbędnej dokumentacji służbowej. Rozwiązanie takie docelowo pozwoli na rzeczywistą rezygnację z papierowego notatnika służbowego w podstawowych komórkach służby prewencyjnej. Dodatkowo pozwoli także na właściwą ochronę przetwarzanych danych.

Rozwiązanie to wymaga modyfikacji trzech komponentów: samego SWD Policji, oprogramowania MTN oraz stworzenie powiązania między poszczególnymi informacjami znajdującymi się w systemach (kryterium daty i policjanta) wykorzystywanymi lub nanoszonymi przez policjantów. W efekcie powstanie chronologiczny zapis czynności realizowanych przez policjanta, a więc e-notatnik służbowy, do którego należy zapewnić dostęp zarówno z poziomu MTN, jak i stanowiska komputerowego pracującego w PSTD, tak dla samych policjantów, jak i uprawnionych przełożonych. Umożliwi to bezpośredni dostęp do niezbędnych informacji w trakcie służby, ale również kwitowanie odbioru dokumentacji, dokumentowanie czynności nadzorczych itp.

Służba zewnętrzna oparta jest na cyklicznym procesie zarządczym zamykającym się w kręgu czterech elementów: planowania – zadaniowania – realizacji – oceny efektów.

System elektronicznego obiegu informacji pozwoli uniknąć powielania informacji w SWD Policji, papierowym notatniku służbowym i cedule patrolowej, a jednocześnie policjantom realizującym służbę zewnętrzną przekazywane będą tylko informacje niezbędne, przy jednoczesnym pozostawieniu w systemie informacji o czynnościach realizowanych przez odprawiającego.

Rozwiązanie takie całkowicie wyeliminuje potrzebę każdorazowego, ręcznego przepisywania tych informacji do papierowych notatników służbowych oraz wyposażania ich w nieporęczne ceduły patrolowe. Policjant po zgłoszeniu się do służby i uruchomieniu MTN automatycznie będzie mógł się zapoznać ze wszystkimi informacjami niezbędnymi mu do przygotowania się do służby i jej realizacji. W trakcie odprawy informacje te mogłyby zostać (w miarę potrzeb operacyjnych) skorygowane lub uzupełnione. Konieczne jest zapewnienie policjantowi dostępu do tych informacji w każdym momencie pełnienia służby.

Lokalizacja poszczególnych policjantów/patroli będzie następować na podstawie współrzędnych geograficznych automatycznie gromadzonych na podstawie sygnału GPS (właściwie GNSS) odbieranego przez MTN. Dzięki temu zbędne stanie się dokumentowanie w notatnikach służbowych trasy przebytej przez policjanta czy patrol. Te zapisy zajmują dużo czasu a niewiele wnoszą.

Dokumentowane byłyby tylko czynności zrealizowane, np. interwencje, legitymowanie, kontrole pojazdu, kontrole rzeczy itp., i opierałoby się to w znacznym stopniu na wystandaryzowanych formatkach zawierających informacje podstawowe. Ze względu na to, że realizacja czynności służbowych w wielu przypadkach odbywa się w asyście drugiego policjanta, aby zapobiec dublowaniu zapisów w e-notatnikach, należy przewidzieć funkcjonalność „parowania” e-notatników na całą służbę bądź do określonej czynności, np. poprzez zaznaczanie/odznaczanie stosownego pola.

Zdecydowaną większość czynności policjanci służby prewencyjnej realizują w przestrzeni otwartej i w różnych warunkach pogodowych, dlatego w wielu przypadkach zasadne byłoby używanie translatora mowy, który przekształci mowę w tekstowy zapis informacji istotnych z punktu widzenia policjanta. Możliwa byłaby również bieżąca edycja pozwalająca na ewentualne poprawki w edytowanym tekście.

Z kolei opracowanie standardowych formatek odwzorowujących niektóre druki – typu protokół zatrzymania czy kontroli osobistej, umożliwi zarówno automatyczne przeniesienie określonych danych do formularza, jak i szybkie sporządzenie dokumentacji opisowej.

Proces rozłożony w czasie

Wdrożenie e-notatnika pozwoli na faktyczne rozpoczęcie pełnej integracji systemów funkcjonujących w Policji wykorzystywanych przez służbę prewencyjną. Musi to jednak być proces rozłożony w czasie. Zmiany powinny być wprowadzane etapami. Skróci to czas ich wdrażania, pozwoli na wychwycenie i usunięcie ewentualnych trudności technicznych, a także pozwoli na bieżącą korektę ostatecznego rozwiązania.

Jednocześnie notatniki służbowe w obecnej formie muszą pozostać w użyciu na wypadek trudności w dostępie do systemu lub jego awarii, analogicznie jak ma to miejsce w stosunku do służby dyżurnej, ale również tam, gdzie wykorzystywane były incydentalnie i wdrożenie e-notatnika byłoby nieuzasadnione, np. w służbie kryminalnej.

W urządzenie końcowe, tj. MTN, powinien być wyposażony każdy policjant kierowany do służby zewnętrznej, natomiast ze względów ekonomicznych urządzenia te nie powinny stanowić indywidualnego wyposażenia policjantów, ponieważ e-notatnik będzie funkcjonował w środowisku elektronicznym, a zapisy będą przechowywane w bazie danych SWD Policji lub współpracującej. Szacuje się, że wystarczy, aby poszczególne komórki organizacyjne były wyposażone w liczbę urządzeń końcowych dla 50 proc. stanu etatowego.

Ze wstępnych wyliczeń wynika, że docelowo w celu zapewnienia wymaganej liczby urządzeń końcowych niezbędne będzie doposażenie podstawowych komórek służby prewencyjnej łącznie o około 10 tys. MTN, zaś w wariancie rozszerzonym o komórki konwojowe i OPP/SPPP o około 15 tys.

W celu pełnego wdrożenia proponowanych rozwiązań konieczne będzie również zapewnienie dostępu do e-notatnika z poziomu stanowisk dostępowych, aby w razie potrzeby można było wytworzyć niezbędną dokumentację służbową (akcesoryjną).

Etapy wdrażania

Projektowany system podzielono na trzy kolejno wdrażane moduły. W pierwszej kolejności powinien zostać wdrożony moduł zadaniowy, który pozwoli skrócić czas na przygotowanie i przekazanie zadań do służby, a także ograniczyć zapisy w notatniku służbowym. Posiadane aktualnie zasoby urządzeń końcowych pozwolą na zaspokojenie potrzeb na podstawowym poziomie w największych liczebnie komórkach organizacyjnych, tj. patrolowo-interwencyjnych oraz ruchu drogowego. W tym okresie jednostki organizacyjne Policji powinny dokonać przeglądu i aktualizacji przebiegu granic sektorów patrolowych i rejonów służbowych dzielnicowych, powinno też następować sukcesywne doposażanie w sprzęt końcowy.

Następnie należy wdrożyć moduł dokumentacyjny, który będzie jednocześnie wykorzystywany przez wszystkich policjantów podstawowych komórek służby prewencyjnej, tj. komórek PI, dzielnicowych, wywiadowców prewencji oraz ruchu drogowego. Dopiero realizacja tego etapu spowoduje faktyczne wycofanie z powszechnego użytku papierowych notatników służbowych w Policji.

Ostatnim etapem będzie wdrożenie modułu dokumentacji akcesoryjnej. Pozwoli on na dalszą optymalizację procesu dokumentowania czynności służbowych, skracając czas niezbędny do wytworzenia wymaganej dokumentacji służbowej, w tym o charakterze procesowym.

W trakcie etapu drugiego i trzeciego powinno następować sukcesywne doposażanie w stanowiska dostępowe, co umożliwi fizyczne wytwarzanie dokumentacji służbowej w postaci wydruków.

Wprowadzenie e-notatników, odciążając policjanta od tak nielubianej „papierologii”, pozwoli mu poświęcić czas na faktyczną realizację zadań służbowych, zapewni większe bezpieczeństwo i lepszy kontakt z obywatelem. Aby osiągnięcie celu stało się możliwe, rozwiązania muszą być ergonomiczne dla policjanta, a obsługa systemu intuicyjna. Biorąc pod uwagę wszystkie te uwarunkowania, należy podkreślić, że wdrożenie nowych rozwiązań z pewnością nie będzie procesem ani szybkim, ani łatwym, ale trzeba w końcu go rozpocząć.

oprac. ELŻBIETA SITEK
(na podstawie „Koncepcji wycofania z użytku notatników służbowych w Policji”)

zdj. Piotr Maciejczak, Jacek Herok

nadinsp. Roman Kuster, zastępca Komendanta Głównego Policji

– Opisana obok koncepcja zastąpienia notatników służbowych rozwiązaniami cyfrowymi będzie z pewnością prawdziwą rewolucją. Przecież rozpisywanie notatnika było dotychczas stałym elementem służby, szczególnie patrolowej.

Każdy z nas, policjantów, ma w tym względzie własne doświadczenia, szczególnie przykre w zimie, kiedy to kolejnego wpisu trzeba było dokonać zgrabiałymi dłońmi i zamarzniętym długopisem. Mamy XXI wiek, więc tego rodzaju rozwiązania rodem z poprzedniego stulecia muszą wreszcie zniknąć. Wersja cyfrowa pozwoli też na uniknięcie wielu błędów, na przykład związanych z mylnie wpisanym nazwiskiem legitymowanego.

Służby kryminalne, dokonujące typowania podejrzanych, będą miały nieporównanie szybszy dostęp do efektów pracy kolegów z prewencji. Skróci się także czas rozliczania służby.

Należy jednak uzbroić się w cierpliwość, bo tych zmian nie wprowadzimy ani jutro, ani za miesiąc. Trzeba to zrobić naprawdę dobrze, aby nowe narzędzie stanowiło wartość dodaną, a nie dodatkowy problem.

Zapewniam jednak, że kierownictwo polskiej Policji dokłada wszelkich starań, aby jak najszybciej uczynić waszą służbę nowocześniejszą i łatwiejszą.