PRZEKAZYWANIE LISTÓW GRATULACYJNYCH

Podczas uroczystości związanych z awansem na wyższy stopień, objęciem urzędu, jubileuszem pracy zawodowej czy naukowej, rocznicy powstania organizacji zaproszeni goście składają życzenia odpowiednio jubilatowi, wszystkim członkom organizacji czy osobie obejmującej nowe stanowisko. Podczas uroczystości niektórzy goście mają okazję składać życzenia czy przekazywać gratulacje na forum. Wtedy powinno się mówić od siebie. Raczej nie powinno się odczytywać przygotowanego adresu. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy na uroczystości autora okolicznościowego listu zastępuje jego podwładny, wtedy może odczytać tekst listu. Dla przykładu: na uroczystości 100-lecia organizacji pozarządowej zajmującej się propagowaniem bezpieczeństwa w imieniu komendanta głos zabiera naczelnik wydziału prezydialnego. Jest wskazane, żeby odczytał okolicznościowy adres podpisany przez szefa, a przynajmniej jego znaczący fragment. Może też oczywiście dodać kilka słów od siebie. Możemy mieć również do czynienia z taką sytuacją, że podczas uroczystości nie są odczytywane okolicznościowe adresy lub odczytywanych jest tylko kilka. Wtedy okolicznościowy adres przekazujemy jubilatowi czy szefowi świętującej organizacji zaraz po oficjalnej części imprezy. W takim wypadku składamy krótkie życzenia i wręczamy list. W żadnym wypadku nie odczytujemy go. W związku z wręczaniem listów gratulacyjnych pojawia się niekiedy wątpliwość, czy jeżeli jesteśmy na uroczystości i osobiście składamy życzenia, powinniśmy wręczać okolicznościowy adres? Zdecydo-wanie tak. List gratulacyjny czy okolicznościowy jest pamiątką. Ponadto emocje towarzyszące jubilatowi, ogrom wydarzeń powodują, że nie wszystko zapamiętuje. Do listu może wrócić.

PODZIĘKOWANIA ZA GRATULACJE

W dobrym tonie jest, zwłaszcza w przypadku awansu na wyższy stopień lub objęcia eksponowanego stanowiska, by dziękować osobom i instytucjom, które zechciały wysłać do nas gratulacje i okolicznościowe adresy. Możemy to zrobić w formie krótkiego listu lub, w wypadku dobrej znajomości z nadawcą, telefonu z podziękowaniami. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, kiedy otrzymujemy list gratulacyjny pocztą. Zasadniczo kiedy otrzymujemy go osobiście, dziękujemy za życzenia od razu i nie musimy wysyłać podziękowań.

PODZIĘKOWANIA ZA WSPÓŁPRACĘ

Niekiedy różne jednostki Policji realizują zadania, współpracując z jednostkami oddalonymi geograficznie. Dla przykładu: garnizon dolnośląski pomaga garnizonowi lubuskiemu podczas zabezpieczanie dużej imprezy masowej. Czy w takich wypadkach należy wysyłać listy z podziękowaniami. Nie. Wystarczy rozmowa telefoniczna. Jest to współpraca, która wprawdzie nie ma charakteru codziennego, ale nie wykracza poza standardowe procedury obowiązujące w organizacji. Z kolei im bardziej ta współpraca jest niestandardowa, wyjątkowa czy mająca szczególny charakter, tym bardziej można rozważać wysłanie podziękowań. Przykładem mogą być Światowe Dni Młodzieży.

MNIEJ OFICJALNA CZĘŚĆ UROCZYSTOŚCI

Często po uroczystościach oficjalni goście i kierownictwo garnizonu czy komendy spotykają się na mniej oficjalnym spotkaniu, nazywanym często bankietem czy przyjęciem. Spotkanie takie odbywa się zwykle „na stojąco”.

Najpierw słów kilka na temat jedzenia. Na tego typu przyjęciach mamy zazwyczaj do czynienia z poczęstunkiem w formie szwedzkiego stołu. Dla mnie największą przyjemnością jest wkładanie na talerzyk jednego produktu, zmiana talerzyka i kolejny produkt. To, ile razy podchodzimy do stołu, nie ma znaczenia. Liczy się estetyka jedzenia. Jem w takiej kolejności, w jakiej chcę, jem to, co chcę, ale zachowuję estetykę. Niedopuszczalne jest natomiast nakładanie dużych ilości kilku potraw na jeden, dwa czy trzy talerzyki.

Czy po to, aby pozbyć się talerzyka i kieliszka, wypada „upolować” wzrokiem kelnera. Nie jest to reguła. Powinniśmy pamiętać, że na dużych przyjęciach kelnerzy nie są w stanie chodzić w takim rytmie po sali, aby odebrać wszystkie naczynia i sztućce, co innego na małym przyjęciu. Z reguły na dużych przyjęciach powinny być wyznaczone miejsca, gdzie można odstawić pusty kieliszek lub talerzyk.

Tym, co w opisywanych uroczystościach jest najważniejsze, jest oczywiście możliwość rozmowy z osobami, które znamy, a także poznania osób do tej pory nam nieznanych. Zacznijmy od tego, że podczas przedstawiania obowiązują ogólne zasady precedencji, o której pisałem w poprzednim odcinku. Jeśli osoby są sobie przedstawiane: najpierw kobiecie przedstawia się mężczyznę, osobę młodszą przedstawia się osobie starszej, osobie wyższej rangą osobę niższą rangą. Gdy osoby przedstawiają się sobie nawzajem, możliwe jest odstępstwo: mówimy wtedy Pozwoli Pani/Pan, że się przedstawię.

Do najważniejszych umiejętności należy oczywiście aktywne słuchanie. To trochę więcej niż samo słuchanie. Rozmówca nawiązuje kontakt z partnerem i wysyła mu sygnały, że został zrozumiany i że rozmowa ma sens. Oznakami aktywnego słuchania są: potakiwanie głową, zwrócenie się w kierunku rozmówcy, werbalne potakiwanie (tak, mh, aha), otwarte spojrzenie i postawa.

Niekiedy podczas rozmów zdarza nam się popełnić gafę, faux pas, niezręczność. Jeśli uświadomiliśmy sobie, że popełniliśmy gafę, nie brnijmy dalej. Najlepiej przeprosić natychmiast. Nie należy się przy tym tłumaczyć i wyjaśniać. Szybko zmieniamy temat, jakby nic się nie stało. Podobnie gdy ktoś w towarzystwie, w którym rozmawiamy, znajdzie się w kłopotliwej sytuacji, starajmy się wspomóc jego wysiłek, obecni docenią nasze zachowanie. Zmiana tematu jest najbardziej bezpiecznym i sprawdzonym sposobem.

Rozmawiając z osobami dopiero co poznanymi, poruszamy tematy niezobowiązujące, prowadzimy tzw. small-talk. Jakie tematy są bezpieczne: miejsce zamieszkania (miasto, dzielnica, kraj, ich cechy charakterystyczne, skojarzenia, zabytki), zawód, wykonywana praca, hobby, zajęcia w czasie wolnym, sport, podróże. O czym na pewno podczas rozmowy small-talk nie rozmawiamy: polityka, choroby, religia, krytyka gospodarzy lub jedzenia na przyjęciu, problemy małżeńskie czy pieniądze. Proszę pamiętać, że rozmowa nie powinna przypominać przesłuchania. Warto wysłuchiwać partnera, uzupełniając jego wypowiedzi ewentualnymi pytaniami. Gdy spotkamy osobę wyjątkowo milczącą bądź nieśmiałą, nie naciskajmy, nie prowadźmy rozmowy na silę.

Pamiętajmy również, że podczas rozmowy z osobą, którą dopiero co poznaliśmy, niewskazane jest używanie żargonu zawodowego. Wykluczone jest także wszelkie grubiaństwo. Jeśli przetkniemy rozmowę „ciężkim” słowem, możemy do siebie zrazić resztę towarzystwa. Podczas rozmowy mówimy wyraźnie, ale niezbyt szybko. Z umiarem, bez cedzenia słów, nie jak karabin maszynowy. Zdarza się też, że po pierwszych zdaniach zauważamy, że z naszym rozmówcą nie jest nam po drodze. W takim przypadku sprowadzamy rozmowę na coraz chłodniejsze tory i tematy tak obojętne, że w pewnym momencie rozmowa wygasa. Jeśli chcemy się elegancko uwolnić od naszego rozmówcy, wystarczy powiedzieć: Przepraszam, muszę zamienić słowo z panem Kowalskim i dodać: Miło było Panią/Pana poznać. Można też dać naszemu rozmówcy wybór: Pod oknem widzę Jacka, był na szkoleniu w Polańczyku. Nie miałaby Pani/nie miałby Pan ochoty z nim porozmawiać. Poznam Państwa ze sobą. Nasz rozmówca ma wtedy możliwość wyboru – albo pójdzie z nami, albo podziękuje.

I na zakończenie rada dla tych, którzy na przejęciu nie znają nikogo. Nie ma problemu, gdy należymy do osób komunikatywnych. W innym wypadku zamiast zamartwiać się, że nikogo nie znamy, przejmijmy kontrolę nad sytuacją. Warto wziąć sobie coś do picia, podejść do okna i stanąć do niego plecami. Ludzie często spoglądają w stronę naturalnego światła i kierują się w jego stronę. Im większe przyjęcie, tym większe prawdopodobieństwo, że ktoś podejdzie i rozpocznie rozmowę.

Wszystkim Policjantkom i Policjantom oraz pracownikom Policji składam najlepsze życzenia, a osobom odznaczonym i awansowanym gratuluję!

prof. dr hab. MICHAŁ IWASZKIEWICZ, znawca i wykładowca protokołu dyplomatycznego i dobrego obyczaju.
Autor jest rektorem Wyższej Szkoły Umiejętności Społecznych w Poznaniu i członkiem honorowym Rady Naukowej Czasopism Policyjnych