Spotkanie oficjalne związane jest z właściwym ceremoniałem, zasadami precedencji.  Precedencja to, najkrócej mówiąc, porządek pierwszeństwa witania, przemawiania, zajmowania miejsc czy wchodzenia do sali konferencyjnej. Jeżeli komendant lub inny policjant jest gospodarzem spotkania, do niego należy przygotowanie miejsca oficjalnego spotkania zgodnie z zasadami precedencji: dotyczy to zwłaszcza trzech spraw: powitania, zajmowanych przez gości miejsc i oficjalnych przemówień. Niekiedy, podczas uroczystych obiadów czy kolacji, dochodzi także kolejność wygłaszania i wznoszenia toastów.

POWITANIE GOŚCI

Kolejność najogólniej mówiąc jest następująca – najpierw witamy osoby piastujące stanowiska z wyboru, następnie osoby pełniące funkcje wykonawcze. Na szczeblu gminy (czy miasta) kolejno witamy wójta (burmistrza lub prezydenta miasta), przewodniczącego rady gminy (miasta), zastępców wójta (burmistrza, prezydenta). Jeżeli w spotkaniu uczestniczą posłowie (stanowisko z wyboru) ich witamy jako pierwszych. W przypadku, gdy gościmy władze wojewódzkie, najpierw witamy przedstawiciela władzy rządowej – wojewodę, następnie samorządowej – marszałka województwa. Uczestniczących w spotkaniu oficjalnym przedstawicieli duchowieństwa witamy po władzach cywilnych, chyba że przedstawiciel Kościoła jest hierarchą (kardynał, arcybiskup, biskup). Jeszcze jedna uwaga praktyczna, gdy któryś z uczestników oficjalnego spotkania posiada wiele tytułów, to zasady precedencji mówią,  że powinno go się wymienić według   najgodniejszego z tytułów, chyba że właśnie pełni niższą funkcję.

PRZEBIEG SPOTKANIA

Jeśli mamy do czynienia z wizytą pojedynczej delegacji, precedencję w tej grupie wyznacza wewnętrzna hierarchia. Po powitaniu komendant przedstawia swoich najważniejszych współpracowników zgodnie z właściwą dla jednostki czy garnizonu precedencją. Jeśli dla przykładu gościem komendy wojewódzkiej jest minister, wita go komendant i on jest gospodarzem spotkania. Jeśli podczas wizyty minister spotyka się z kadrą jednostki, za stołem prezydialnym zajmuje centralne miejsce, a po jego prawej stronie siada komendant. Podczas takiego spotkania jako pierwszy głos zabiera komendant. Witając gości, może powiedzieć o ważnych sprawach i zagadnieniach, które spowodowały wizytę ministra. Najważniejszym przemówieniem tego spotkania jest oczywiście wystąpienie ministra. Sytuacje ceremonialne (takie jak uroczysta zbiórka, apel)  dotyczące wizyty w jednostce przełożonego wyższego szczebla reguluje ceremoniał policyjny.      

W sytuacji, gdy jest wielu gości i kilku z nich  ma wygłosić przemówienia, zasady są dokładnie takie same, jak przy powitaniu, z jednym wyjątkiem, pierwszy zabiera głos gospodarz – witając uczestników i określając tematykę spotkania. Gospodarz (lub jego pełnomocnik) prosi też o zabranie głosu kolejnych mówców. 

Podczas oficjalnych obiadów czy kolacji wznosi się toasty. Toast taki powinien najpierw wygłosić gospodarz (w naszym wypadku komendant), a następnie najważniejszy gość. Nie odwrotnie. Często popełnianym błędem jest oddawanie pierwszeństwa toastu gościowi. W przypadku obiadu czy kolacji z oficjalną delegacją zasada jest taka sama.

Spotkanie oficjalne czy robocze zawsze zamyka gospodarz po wypełnieniu wszystkich punktów programu. Podziękowawszy za przybycie, może użyć formuły: Uważam spotkanie za zamknięte.

Na zakończenie uwaga ogólna dotycząca protokołu i zasad precedencji. Protokół jest zbiorem zasad generalnie obowiązujących, powinien być identycznie stosowany w podobnych sytuacjach. Absolutnie jednak nie należy go traktować jako celu samego w sobie, jest on jedynie środkiem. Niekiedy należy podejść do protokołu elastycznie. Pamiętajmy, że najważniejszy jest dobry wizerunek i dobre samopoczucie naszych gości.

prof. dr hab. MICHAŁ IWASZKIEWICZ, znawca i wykładowca protokołu dyplomatycznego i dobrego obyczaju.
Autor jest rektorem Wyższej Szkoły Umiejętności Społecznych w Poznaniu i członkiem honorowym Rady Naukowej Czasopism Policyjnych