Za nami kolejny etap zmian. 29 grudnia 2016 r. komendant główny Policji nadinsp. dr Jarosław Szymczyk podpisał Zarządzenie nr 19 w sprawie planowania strategicznego oraz systemu kontroli zarządczej w Policji1. Zastąpiło ono, w części dotyczącej planowania i sprawozdawania strategicznego oraz kontroli zarządczej, dotychczas obowiązujące Zarządzenie nr 71 Komendanta Głównego Policji z 19 grudnia 2014 r. w sprawie planowania strategicznego, sprawozdawczości oraz systemu kontroli zarządczej w Policji2.

Z CZEGO WYNIKAŁA KONIECZNOŚĆ ZMIANY?

Z kilku względów. Należą do nich głównie wejście w życie Zarządzenia nr 15 MSWiA z 8 kwietnia 2016 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej – administracja publiczna, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne3, a także doświadczenia związane z funkcjonowaniem dokumentów i rozwiązań w ramach planowania strategicznego, sprawozdawczości oraz kontroli zarządczej. Duże znaczenie miały także zmiany organizacyjne w Komendzie Głównej Policji, wprowadzone Zarządzeniem nr 2 Komendanta Głównego Policji z 1 kwietnia 2016 r. w sprawie regulaminu Komendy Głównej Policji oraz potrzeba weryfikacji zakresu danych gromadzonych w SESPol.4.

ZMIANY W OBSZARZE PLANOWANIA STRATEGICZNEGO

Zmieniono strukturę dokumentów planistycznych. Plan działalności Komendanta Głównego Policji zawiera Priorytety, przypisane do nich zadania, a także bardzo szczegółowe informacje o miernikach oceniających poziom ich realizacji. Począwszy od nazwy miernika i komórki odpowiedzialnej za jego realizację, przez sposoby naliczania, skończywszy na wskazaniu rodzaju miernika (miernik/miernik monitorowany). W dokumencie nie ma teraz informacji o wartościach bazowych i planowanych do osiągnięcia (ich określenie jest bowiem możliwe najwcześniej w I dekadzie lutego).

W związku z tym nie jest obecnie opracowywany Katalog mierników KWP, a wartości bazowe i planowane do osiągnięcia będą umieszczane w odrębnym dokumencie.

Plan działalności Komendy Głównej Policji będzie natomiast, na wzór sprawdzonych rozwiązań, opracowywany na 3 lata, a zadania w nim wskazane będą mogły być podzielone na etapy.

Plan działalności komendanta wojewódzkiego Policji jest w swojej strukturze zbliżony do Planu działalności Komendanta Głównego Policji. Dodatkowo będą w nim umieszczane informacje o sposobach realizacji zadań priorytetowych. W założeniu usprawni to zarządzanie obszarami priorytetowymi oraz pozwoli na wymianę doświadczeń i dobrych praktyk między KWP/KSP. 

Istotną zmianą na etapie planowania i definiowania mierników jest wskazanie przy sposobie naliczania miernika źródła danych, na bazie którego będą określane wartości bazowe i planowane do osiągnięcia.

ZMIANY W OBSZARZE SPRAWOZDAWANIA STRATEGICZNEGO

Zmiany w strukturze dokumentów wprowadzono również w obszarze sprawozdawania strategicznego. Wprowadzono nowy wzór dokumentu podsumowującego roczną realizację Planu działalności Komendanta Głównego Policji, tj. Informację o realizacji Planu działalności Komendanta Głównego Policji – część A (dotycząca osiągniętych wartości mierników) oraz część B (zawierająca informacje o zagrożeniach/przyczynach niewykonania mierników oraz działaniach zapobiegawczych). Na podstawie tych informacji w KGP będzie opracowywane sprawozdanie z wykonania przez poszczególne komendy wojewódzkie Policji Planu działalności Komendanta Głównego Policji.

W Planie działalności Komendy Głównej Policji wprowadzono półroczny system sprawozdawczości. Zmiana ta wynikała przede wszystkim z charakteru zadań Komendy Głównej Policji oraz z uwzględnienia etapowości ich realizacji.

ZMIANY W OBSZARZE KONTROLI ZARZĄDCZEJ

W zakresie kontroli zarządczej istotne zmiany dotyczą procesu zarządzania ryzykiem. Został on w znacznym stopniu uproszczony. Zrezygnowano z załącznika pn. Procedura zarządzania ryzykiem w Policji. Najważniejsze informacje dotyczące procesu zarządzania ryzykiem, m.in. sposoby postępowania z ryzykiem, zostały zawarte w treści zarządzenia, a bardziej szczegółowe, m.in. wytyczne do procesu identyfikacji i oceny ryzyka, umieszczono jako objaśnienia do tabel dotyczących zarządzania ryzykiem (załączniki do zarządzenia).

W procesie oceny ryzyka zrezygnowano z konieczności stosowania złożonego algorytmu. Większą swobodę pozostawiono w tej kwestii właścicielowi ryzyka. Szacowanie zarówno następstwa, jak i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka będzie w mniejszym stopniu oparte o wystandaryzowane ramy, a w większym o wiedzę i doświadczenie właściciela ryzyka. Inne brzmienie otrzymały niektóre pojęcia – np. „arkusz analizy ryzyka” (było: „arkusz oceny ryzyka”), a pojęcie „akceptowalny poziom ryzyka” w ogóle nie występuje – działania zapobiegawcze planowane są w zależności od wskazanego przez właściciela sposobu postępowania z ryzykiem.

Zgodnie z nowymi przepisami, obowiązkowo i niezwłocznie należy poinformować Komendanta Głównego Policji (za pośrednictwem Gabinetu Komendanta Głównego Policji) o wystąpieniu ryzyka w przypadku, gdy może ono wpłynąć na realizację zadań z Planu działalności Komendanta Głównego Policji lub Planu działalności Komendy Głównej Policji.

Ważne zmiany dotyczą terminów związanych z oceną funkcjonowania kontroli zarządczej. Oświadczenie Komendanta Głównego Policji o stanie kontroli zarządczej w Policji przekazywane jest do MSWiA do 15 marca (było: 15 lutego). Z kolei oświadczenia o stanie kontroli zarządczej komendantów wojewódzkich Policji i komendantów szkół policyjnych przekazane powinny być do KGP do 15 lutego (było: do 31 stycznia). Podobnie, na 15 lutego, zmieniono termin przekazywania wyników kontroli i audytów w odniesieniu do standardów kontroli zarządczej w KGP, CBŚP i CLKP (było do 31 stycznia).

ZMIANY ORGANIZACYJNE

Zarządzenie uwzględnia również przeprowadzone w ostatnim czasie zmiany organizacyjne w resorcie. Uaktualniono nazwę ministerstwa (MSWiA) oraz strukturę Komendy Głównej Policji. W pracach Zespołu do spraw Planowania Strategicznego w Policji będzie uczestniczył jeden zastępca dyrektora Gabinetu KGP. Zarządzenie zyskało także nową podstawę prawną – ustawę z  27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz Zarządzenie nr 15 MSWiA z 8 kwietnia 2016 r.5.

Należy podkreślić, że Zarządzenie nr 19 KGP z 19 grudnia 2016 roku nie zawiera obszaru związanego z Systemem Elektronicznej Sprawozdawczości w Policji (SESPol.). Został on, w efekcie konsultacji z komórką ds. prawnych Komendy Głównej Policji, wyłączony na etapie prac projektowych i będzie uregulowany odrębnymi przepisami.

JADWIGA KUBIK I KATARZYNA JAWORSKA
Zespół ds. Analiz i Kontroli Zarządczej Gabinetu KGP

1 Zarządzenie zostało opublikowane na stronach elektronicznego dziennika Komendy Głównej Policji 30 grudnia 2016 roku (Dz.Urz. KGP z 2016 r., poz. 80).
2 Dz.Urz. KGP z 2014 r., poz. 142.
3 Dz.Urz. MSWiA poz. 16
4 Systemie Elektronicznej Sprawozdawczości w Policji.
5 Art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2016 r., poz. 1870) w związku z § 4 ust. 3 i § 11 ust. 4 i 5 Zarządzenia nr 15 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 8 kwietnia 2016 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej – administracja publiczna, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne (Dz.Urz. MSWiA poz. 16).

DOKUMENTY – zmiany

Plan działalności Komendanta Głównego Policji

– nowy wzór planu
– nowy wzór arkusza sprawozdawczego
– wprowadzono sprawozdanie z wykonania planu jako jeden dokument
– wartości oczekiwane określane po podsumowaniu roku poprzedniego
– wprowadzono źródła danych do mierników

Plan działalności KGP

– wprowadzono planowanie trzyletnie, a sprawozdawczość – półroczną
– nowy wzór planu
– nowy wzór arkusza sprawozdawczego

Plan działalności komendanta wojewódzkiego Policji

– nowy wzór planu
– badania opinii jako nowe źródło danych do mierników

Zarządzanie ryzykiem

– nowy słownik pojęć
– nowy (elastyczny) sposób oceny ryzyka
– wprowadzono obowiązek informowania o zmaterializowaniu się ryzyka

TERMINY – zmiany

Wyniki audytów i kontroli

było: 31 stycznia
jest: 15 lutego

Sprawozdanie z realizacji Planu działalności Ministra SWiA

było: 1 marca
jest: 15 lutego

Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Komendanta Głównego Policji

było: 15 lutego
jest: 15 marca

Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej KWP/KSP/SP

było: 31 stycznia
jest: 15 lutego