Potrzeba opracowania takiego rozwiązania (narzędzia) była niejednokrotnie sugerowana przez policjantów wykonujących i nadzorujących czynności dochodzeniowo-śledcze na każdym szczeblu organizacyjnym. Wymagała też tego nowela przepisów postępowania karnego, która wejdzie w życie z dniem 1 lipca 2015 roku.
ZESPÓŁ
Komendant Główny Policji 17 stycznia 2014 roku powołał zespół, którego zadaniem było wskazanie możliwych do zautomatyzowania procesów i czynności wykonywanych przez policjantów podczas postępowań przygotowawczych.
Zespół dokonał analizy obowiązujących przepisów prawa, określając możliwości wykorzystania przez Policję aplikacji informatycznych do prowadzonych postępowań przygotowawczych. Zdiagnozowano również zakres wykorzystania tego typu narzędzi w poszczególnych jednostkach Policji.
Ustalono, że w części jednostek użytkowane były aplikacje lokalne, zbudowane na bazie arkuszy kalkulacyjnych lub wykorzystujące proste bazy danych. Część garnizonów wypracowała rozwiązania, bardziej lub mniej zaawansowane, które wykorzystywały pracę w sieci (garnizony: małopolski, pomorski, świętokrzyski, podlaski, dolnośląski). Funkcjonalność tych aplikacji była bardzo zróżnicowana i niejednokrotnie ograniczała się do realizacji podstawowych czynności ewidencyjnych.
Członkowie zespołu wypracowali założenia budowy aplikacji komputerowej, zastępującej prowadzone obecnie w większości jednostek Policji w formie papierowej (na podst. Zarządzenia nr 109 KGP z 15 lutego 2012 r.) urządzenia ewidencyjne, w tym: Rejestr Śledztw i Dochodzeń, Rejestr Odmów Wszczęć, Księga Dowodów Rzeczowych.
APLIKACJA
Pomysł oparto m.in. na funkcjonujących już w garnizonach Policji rejestrach, a tworzona aplikacja otrzymała nazwę Elektroniczny Rejestr Czynności Dochodzeniowo-Śledczych. Założenia aplikacji uzyskały pozytywne opinie kierownictwa Policji wszystkich szczebli w ramach konsultacji prowadzonych podczas narady służbowej kadry kierowniczej Policji, w dniach 14–15 kwietnia 2014 r. w Wyższej Szkole Policji w Szczytnie. Od września do grudnia 2014 roku testowano aplikację w garnizonach. 1 stycznia 2015 roku uruchomiono wersję produkcyjną Elektronicznego Rejestru Czynności Dochodzeniowo-Śledczych w całym kraju.
Nowatorskie usprawnienia aplikacji polegają m.in. na zautomatyzowaniu nadawania właściwej numeracji wytworzonych dokumentów procesowych. Istotne jest również ograniczenie do minimum konieczności wpisywania określonych danych pochodzących z przydzielonych referentom spraw, a zastąpienie ich dostępnymi w aplikacji wartościami słownikowymi, np. data, miejsca i formy popełnienia przestępstwa; kwalifikacja prawna czynu; rodzaj postępowania; rodzaj formularzy rejestracyjno-statystycznych KSIP. Taki sposób ewidencjonowania poszczególnych czynności niewątpliwie przyczynił się do poprawy jakości i spójności danych przetwarzanych na potrzeby postępowań prowadzonych przez poszczególnych policjantów. Każdy referent sprawy uzyskał dostęp do pełnej informacji o przydzielonych mu postępowaniach i czynnościach przez niego zrealizowanych. Prowadzenie rejestrów w formie elektronicznej, połączone z funkcją wyszukiwania i filtrowania po wskazanych parametrach (np. modus operandi sprawcy, przedmiot zaboru przestępstwa), usprawniło wyszukiwanie pożądanych danych zawartych w prowadzonych postępowaniach, np. o zaistniałych na danym terenie przestępstwach oraz występujących zagrożeniach. W jednym miejscu referent sprawy gromadzi niezbędne informacje o „swoim” postępowaniu, a wykorzystując możliwości komputerowe aplikacji, bez trudu może wyszukać i wygenerować informacje m.in. o: wartości mienia odzyskanego; zabezpieczeniu majątkowym u podejrzanych; wnioskowanych i zastosowanych wobec podejrzanych środkach zapobiegawczych; zleconej ekspertyzie, rodzaju badania i kosztach opinii biegłego. Dodatkowym atutem jest możliwość stałego monitorowania przez policjantów biegu terminów przydzielonych im postępowań, aby w sposób planowy wykonywać wynikłe w toku spraw lub zlecone przez prokuratora czynności procesowe. Elektroniczny rejestr umożliwia referentom spraw w sposób zautomatyzowany ewidencjonowanie i generowanie wykazów dowodów rzeczowych uwzględniających przedmioty oraz zabezpieczone ślady. Aplikacja jednocześnie ewidencjonuje i numeruje wytworzone w ten sposób dokumenty procesowe oraz pozwala na bieżące monitorowanie miejsca przechowywania dowodów rzeczowych, uwzględniając składnice policyjne, parkingi samochodowe lub podmioty pozapolicyjne.
Istotnym elementem aplikacji jest także moduł umożliwiający sprawującym nadzór nad pracą procesową, dokonywanie oceny obciążenia i efektywności pracy policjantów, prawidłowości realizacji zadań służbowych, oceny stanu zaległości postępowań czy też zakresu wykorzystywania środków zapobiegawczych przewidzianych w k.p.k.
SZKOLENIA i WDRAŻANIE
Produkcyjne wdrożenie aplikacji poprzedzone zostało cyklem szkoleń dla użytkowników końcowych aplikacji, które przeprowadzono od 13 listopada do 5 grudnia 2014 r. oraz od 19 stycznia do 12 lutego 2015 r. we wszystkich garnizonach Policji. Ponadto monitorowano postęp prac w poszczególnych jednostkach Policji, analizowano zgłaszane problemy oraz wypracowano rozwiązania dostosowujące aplikację do lokalnych struktur. Na dzień 1 lutego 2015 roku uprawnienia dostępu do aplikacji uzyskało ponad 20 000 użytkowników.
Doświadczenia zdobyte podczas eksploatacji elektronicznego rejestru posłużą do realizacji kolejnego etapu – rozbudowy aplikacji o funkcje pozwalające na pełne wykorzystanie możliwości związanych z tą formą prowadzenia rejestrów. Aplikacja zostanie uzupełniona między innymi o: rejestr osób objętych dozorem Policji i realizujących ten środek zapobiegawczy; rejestr ewidencjonujący zabezpieczone ślady kryminalistyczne i ich procesowe wykorzystanie; rejestr ewidencjonujący obieg dokumentacji procesowej – tzw. ruch akt; bazę wszystkich formularzy procesowych wykorzystywanych w toku realizacji zadań służbowych.
Do określenia ostatecznego kształtu aplikacji wykorzystane zostaną opinie i wnioski przekazane przez użytkowników tego narzędzia informatycznego. Uzyskanie pełnej funkcjonalności aplikacji zaplanowano do końca 2015 r.
kom. MICHAŁ BIAŁĘCKI
naczelnik Wydziału Dochodzeniowo-Śledczego Biura Służby Kryminalnej KGP