Traktowanie SWOP jako tylko i wyłącznie systemu informatycznego to błąd. Oprogramowanie to jeden z elementów systemu, na który składa się także wszystko to, co do niego wkładamy i wszystko to, co dzięki niemu uzyskujemy. To sprawia, że SWOP staje się jednym z wielu narzędzi mających wpływ na efektywność zarządzania organizacją – podkreśla zastępca dyrektora Biura Łączności i Informatyki KGP mł. insp. Przemysław Więcław.
ZALETY
Okres powstawania i wdrażania SWOP był bardzo długi i trudny, ale równie długa jest lista korzyści, jakie przyniósł i jakie przyniesie. Jedną z najważniejszych jest standaryzacja procesów realizowanych wewnątrz organizacji.
– Zdarza się, że wyniki realizacji podobnych procesów są różne. SWOP umożliwi identyfikację i analizę każdego elementu tego procesu, co pozwoli go zoptymalizować – ocenia Zbigniew Wiśniewski, główny specjalista Sekcji Nadzoru Systemów Krytycznych Biura Łączności i Informatyki KGP.
Kolejna korzyść to poprawa efektywności podejmowania decyzji na każdym poziomie zarządzania. Tu zasada jest prosta: im więcej informacji, tym bardziej trafna decyzja.
– SWOP nie tylko przechowuje dane, ale także będzie pozwalał dobierać ich poziom ogólności do poziomu zarządzania. Inny stopień szczegółowości potrzebny jest dla kierownika magazynu, inny na poziomie kierownika jednostki – podkreśla Zbigniew Wiśniewski.
Dla użytkowników systemu na najniższym poziomie największą zaletą będzie eliminacja powtarzających się czynności związanych z wprowadzaniem tych samych danych i wypełnianiem kartotek i wykazów.
– W systemie obowiązuje zasada, że każda informacja jest do systemu wprowadzana raz, potem jest już dostępna dla wszystkich uprawnionych użytkowników – informuje naczelnik Wydziału Realizacji Projektów Teleinformatycznych BŁiI KGP mł. insp. Wojciech Dąbrowski.
Skrócenie czasu dostępu do aktualnych i pewnych informacji to korzyść głównie dla zarządzających na poziomie strategicznym.
– W sytuacjach nadzwyczajnych, takich jak np. powódź, komendant główny chce wiedzieć natychmiast, ile w danym garnizonie jest samochodów, ile z tego ciężarowych, ile jest paliwa i ilu jest kierowców do dyspozycji. Jeśli okaże się, że sił i środków jest za mało, komendant będzie mógł natychmiast uzyskać informację, skąd może ściągnąć uzupełnienia. SWOP sprawi, że określenie natychmiast nabierze właściwego znaczenia – mówi Zbigniew Wiśniewski.
Zawartość systemu pozwoli na poprawę jakości i terminowości sprawozdawczości, a obowiązek rejestracji różnych zdarzeń gospodarczych pozwoli na śledzenie wielu procesów na bieżąco, bez ciągłego odpytywania wszystkich jednostek.
– Będziemy wiedzieli, co mamy tu i teraz. Jeśli komendant dysponuje informacjami o sprzęcie, to tym, który jest dostępny w chwili wydawania polecenia, a nie tym, który był na stanie miesiąc czy dwa temu – zaznacza Zbigniew Wiśniewski.
Ujednolicenie danych i jednoznaczna interpretacja to kolejna zaleta, której nie sposób przecenić.
– Jako przykład można podać pytanie o liczbę i jakość namiotów będących na wyposażeniu garnizonów. W SWOP każda rzecz to pozycja w bazie, dokładnie sprecyzowana i opisana. Więc jeśli sprawdzamy konkretny przedmiot, to mamy gwarancję, że otrzymany wynik odnosi się właśnie do niej, co pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i niejednoznaczności – podkreśla Zbigniew Wiśniewski.
Zasada eliminacji rozbieżności dotyczy też interpretacji przepisów, z czym był poważny problem. Najlepszym tego dowodem była konieczność ponownego naliczania funkcjonariuszom wysługi, bo w różnych garnizonach różnie interpretowano zasady naliczania czasu przebiegu służby.
Ostatnia zaleta, o której warto wspomnieć, to większe bezpieczeństwo przechowywanych danych. Wszystkie będą przechowywane w jednym systemie, a każda czynność będzie automatycznie odnotowywana.
BUDOWA
System składa się z modułów Kadra, Płace, Gospodarka Materiałowa / Środki Trwałe oraz Finanse i Księgowość. Moduł Kadra to elektroniczna ewidencja zawierająca dane organizacyjno-etatowe, osobowe, dotyczące czasu pracy i absencji, postępowań dyscyplinarnych, skierowań na badania w ramach medycyny pracy i ich rozliczania, szkoleń i doskonalenia strzeleckiego, sprawdzianów sprawności fizycznej, uprawnień dostępu do informacji niejawnych oraz spraw związanych z BHP w Policji. Jedną z jego funkcjonalności będzie wspomaganie planowania centralnego szkolenia i doskonalenia zawodowego realizowanego w szkołach Policji. Moduł ten będzie zawierał także fotografie do wydawania dokumentów służbowych.
– SWOP jest źródłem informacji zarządczej dla Policji i tak jak dzięki niemu wiemy, co mamy, tak samo wiemy, kim dysponujemy. Różnorodność sił jest nieporównywalnie większa od zróżnicowania środków, a jeśli dołożymy jeszcze do tego fakt ciągłej migracji kadrowej między komórkami i jednostkami, to widzimy, jak bardzo do skutecznego zarządzania potrzebne jest narzędzie precyzyjnie opisujące kadrową rzeczywistość – mówi kierownik Sekcji ds. Modułu Kadrowego SWOP Gabinetu Komendanta Głównego Policji podinsp. Piotr Wojtyński.
Moduł kadrowy to główny zasób referencyjny SWOP w zakresie danych kadrowych Policji, co oznacza, że będzie on punktem odniesienia dla pozostałych systemów policyjnych. Osoba niezarejestrowana w nim nie otrzyma wypłaty, nie pobierze z magazynu komputera czy umundurowania. Natomiast osobom odchodzącym ze służby lub pracy, po zarejestrowaniu tego faktu w module kadrowym, automatycznie zostaną odebrane wszystkie uprawnienia, począwszy od dostępu do różnych systemów, a skończywszy na rejestracji wejść do budynków.
Moduł Płace, choć nie jest systemem ewidencji czasu pracy, zawiera dane wszystkich funkcjonariuszy i pracowników w ujęciu płacowym wykorzystywane do naliczania wynagrodzenia. Tam też znajdują się informacje o zwolnieniach lekarskich, innych absencjach, potrąceniach, zaliczkach podatkowych i składkach ZUS. W systemie możliwa jest również obsługa Koleżeńskiej Kasy Oszczędnościowo-Pożyczkowej.
Gospodarka Materiałowa / Środki Trwałe obejmą zarządzanie i cały proces zaopatrzeniowy we wszystko, co jest potrzebne organizacji do funkcjonowania i wykonywania zadań. Praktycznie każdy przedmiot, który trafia do organizacji od chwili jego zakupu powinien być widoczny w systemie. System wspomoże żmudny proces inwentaryzacji, jak również sporządzania zestawień i analiz. Rejestracja obrotów magazynowych przez wspomaganie procesu realizacji zakupów ma pozwolić na kupowanie tego, co jest potrzebne.
– Dążymy do sytuacji, w której, mając przegląd zawartości wszystkich policyjnych magazynów, nie będziemy kupować tego, co w drugim krańcu Polski leży niewykorzystywane – zapewnia kierownik Zespołu ds. Jakości Danych Modułu GM z Biura Logistyki Policji KGP nadkom. Mariusz Majewski.
WDRAŻANIE
W tej chwili SWOP działa w 22 jednostkach (w WSPol. w Szczytnie tylko moduł kadrowy). Od 1 kwietnia 2014 r. funkcjonują podsystemy Kadra i Płace. 1 października do służbowego wykorzystania uruchomiono podsystemy Gospodarka Materiałowa / Środki Trwałe.
SWOP, biorąc pod uwagę skalę ingerencji w dotychczasowe procedury, to rewolucja, a te mało kto lubi. Monitorując wdrażanie systemu w jednostkach terenowych, widać, że Policja wprowadza zmiany podobne jak w innych organizacjach. Źródłem występującego oporu przed zmianą może być brak właściwego przygotowania, szkolenia oraz informacji o celach przedsięwzięcia.
– Nasza praca będzie koncentrować się na przekonywaniu do wykorzystania wprowadzanych rozwiązań na każdym szczeblu zarządzania i wykonawczym – mówi mł. insp. Przemysław Więcław.
System został zaprojektowany według stanu z 2010 r., co oznacza, że już dziś widać elementy, które muszą zostać zmienione i funkcjonalności, które będą musiały być dodane.
– Pomysłów na rozwój i modyfikację systemu jest dużo. Mamy doświadczenia, które będziemy przekładać na nowe funkcjonalności. Z taką sytuacją liczyliśmy się od początku, zresztą systemy wspierające zarządzanie organizacją tak czy inaczej muszą ulegać ciągłym modyfikacjom, tak jak zmienia się sama organizacja – wyjaśnia mł. insp. Wojciech Dąbrowski.
Z inicjatywy kierownictwa Policji powołany zostanie interdyscyplinarny zespół, którego podstawowym zadaniem będzie całkowite przejęcie utrzymania i rozwoju SWOP.
– To Policja będzie decydować o kierunkach zmian i rozwoju systemu, a nie podmioty zewnętrzne – zapowiada Zbigniew Wiśniewski.
Wdrażanie systemu SWOP to także zintegrowanie go z innymi systemami centralnymi Policji, takimi jak Bezpieczny Tryb Uwierzytelniania Użytkowników (BTUU), Krajowy System Informacyjny Policji (KSIP), System Wspomagania Dowodzenia (SWD) czy System Elektronicznej Sprawozdawczości w Policji (SESPol.).
– Pojawiają się narzekania, że odkąd pojawił się SWOP, to pewne dane trzeba wprowadzać dwa razy. Ale to okres przejściowy. Docelowo to SWOP będzie źródłem wiedzy dla pozostałych systemów – zapewnia Zbigniew Wiśniewski.
Gen. insp. dr Marek Działoszyński, Komendant Główny Policji:
– SWOP wdrażamy po to, aby móc lepiej zarządzać Policją. Szybki dostęp do kompleksowej i zweryfikowanej informacji o wszystkich zasobach, jakimi dysponujemy, to jeden z podstawowych warunków właściwie działającego procesu decyzyjnego.
Dlatego SWOP będzie systemem scentralizowanym tak, aby wspomagał realizację zadań w całym kraju. Jeśli np. Główny Sztab Policji KGP będzie planował realizację dużej operacji policyjnej i będzie musiał jak najszybciej uzyskać informacje o dostępnych zasobach sprzętowych, to dzięki SWOP takie informacje otrzyma.
Zadania, jakie będzie wspomagał system, są i będą bardzo różne. Bo choć SWOP ma być tym dla logistyki, czym jest KSIP dla służby kryminalnej, to korzystać z dostępności informacji będą wszystkie piony.
Wraz z rozwojem systemu będziemy korzystać z niego coraz intensywniej. Dziś jeszcze SWOP jest systemem ewidencyjnym, ale docelowo pozwoli zestawiać, segregować, profilować i analizować dane, co w sposób oczywisty przełoży się na poprawę efektywności wykorzystywanych w Policji zasobów.
Ale system to nie tylko komputery i oprogramowanie. To także ludzie, którzy będą go obsługiwać. Ciąży na nich ogromna odpowiedzialność, bo SWOP prawidłowo zadziała i przyniesie oczekiwane rezultaty tylko pod warunkiem zasilania go danymi o wysokim standardzie. Chodzi nie tylko o zwykłe pomyłki, ale również o wypracowanie i stosowanie ujednoliconego i precyzyjnego nazewnictwa w całym kraju. Chcę, by wszyscy pracujący przy SWOP, bez względu na zakres zadań, pamiętali, że ich praca jest ważna, bo ma bezpośredni wpływ na proces zarządzania Policją przez Komendanta Głównego.
