List elektroniczny jest inną formą listu tradycyjnego. Nie piszemy go piórem, nie podpisujemy odręcznie, ale co do zasady jego redagowania postępujemy podobnie jak w przypadku tradycyjnych listów, zwłaszcza tych, o charakterze oficjalnym. Przede wszystkim formy zwracania się do adresata powinny być zbliżone do tych, jakie przyjmujemy za właściwe w korespondencji oficjalnej. Zasady savoir-vivre’u e-mailowego wynikają zatem z reguł obowiązujących w korespondencji oficjalnej i zasad etykiety internetowej, nazywanej powszechnie netykietą.

Rozpoczęcie e-maila. Najczęściej popełnianym przez piszących listy elektroniczne błędem jest używanie na początku listu słowa: Witam lub Witam serdecznie. Wielu moich znajomych, czytając e-maila rozpoczynającego się od takich słów, nie ma ochoty czytać go dalej, a co najmniej nie ma o autorze listu, delikatnie mówiąc, najlepszego zadania. Skąd taka reakcja? Po pierwsze, słowa Witam używa gospodyni bądź gospodarz, których odwiedzają goście. Oni witają gości. Osoba wysyłająca e-maila w żaden sposób nie powinna wchodzić w rolę gospodarza, raczej jest gościem. Po drugie, używanie słowa witam, jako rozpoczynającego list, może świadczyć o braku umiejętności lub niewiedzy na temat tego, w jaki sposób powinno się prowadzić korespondencję. W listach elektronicznych kierowanych do osób reprezentujących inne instytucje powinniśmy używać podobnych form, jak w listach tradycyjnych, akcentując stanowisko lub stopień służbowy naszego adresata. Dla przykładu: Szanowna Pani Dyrektor, Szanowny Panie Kierowniku, Szanowna Pani Inspektor, Szanowny Panie Komendancie. Kiedy piszemy list elektroniczny do osoby, do której trudno przypisać funkcję czy stopień, na miejscu jest użycie zwrotu Szanowna Pani lub Szanowny Panie. Podobnie kiedy list wysyłamy do kilku, kilkunastu osób, wtedy posługujemy się zwrotem Szanowni Państwo. W tym miejscu warto zaznaczyć, że wysyłając e-maila do wielu osób, które się nie znają, warto wykorzystać funkcję ukryta kopia po to, by nie upowszechniać adresów osób, które mogą sobie tego nie życzyć. Forma rozpoczynania listu może się zmieniać w zależności od stopnia naszej znajomości. Przy dłuższej współpracy odpowiednia będzie forma: Szanowna Pani Moniko czy Szanowny Panie Andrzeju. W przypadku osób, z którymi współpracujemy służbowo, a jesteśmy z nimi po imieniu, listy możemy rozpoczynać od imienia np. Zosiu, Droga Zosiu, Przemku czy Dzień Doby Macieju. Elegancko wygląda, gdy po słowach Szanowna Pani Inspektor czy Drogi Przemku stawiamy przecinek, a treść e-maila zaczynamy od nowej linii, z małej litery, jako kontynuację rozpoczętego zdania:

Szanowna Pani Inspektor,

w załączeniu przesyłam obiecany raport.

Często pojawia się pytanie, czy odpowiadając na kolejnego e-maila, w którym widoczna jest cała dotychczasowa korespondencja na dany temat, powinniśmy ponownie używać formy grzecznościowej jak na początku korespondencji. Odpowiedź nie jest jednoznaczna, ale wydaje się, że można zrezygnować z tej formy przy drugiej wymianie korespondencji. Chcąc uniknąć tego problemu (zwłaszcza gdy czujemy, że wyraźnie brakuje formy grzecznościowej), możemy napisać nowy list (nie korzystając z funkcji odpowiedz).

Treść e-maila. Treść e-maila powinna być możliwie krótka. Albo lepiej: tak krótka, żeby udało się opisać w niej wszystkie kwestie, które chcemy przekazać. Wskazane jest dzielenie treści na punkty bądź akapity. List wtedy jest bardziej czytelny. Łatwiej też odnieść się adresatowi do poruszanych przez nas kwestii czy zadawanych pytań. Co oczywiste, konieczne jest przestrzeganie zasad poprawnej pisowni. Nie piszemy tekstu WIELKIMI LITERAMI – w „języku internetowym” oznacza to krzyk.

Zakończenie listu e-mailowego. List zawsze kończymy pozdrowieniem lub zwyczajową formą oddania szacunku, w zależności od rodzaju relacji, jaka łączy nas z adresatem. Piszemy: Łączę wyrazy szacunku, Z poważaniem, Z wyrazami szacunku, Pozdrawiam. Po czym powinien nastąpić podpis pełnym imieniem i nazwiskiem lub inicjałami. Pod naszym podpisem powinna znajdować się nasza elektroniczna wizytówka, zwana często stopką, zawierająca stopień, imię i nazwisko, funkcję i numer telefonu. W stopce raczej nie umieszczamy adresu e-mailowego.

Terminy w internecie. Na przysłane do nas e-maile powinniśmy odpowiadać w ciągu 48 godzin, choć bardziej wskazane byłoby w ciągu doby. W przypadku, gdy nie będzie nas w pracy przez jakiś czas, konieczne jest użycie funkcji autoresponder. W automatycznie wysłanym e-mailu osoba wysyłająca do nas list powinna dowiedzieć się, do kiedy nie będziemy odbierali poczty elektronicznej, a także poznać adres e-mailowy osoby, która nas zastępuje.

Temat e-maila. Z punktu widzenia dobrego tonu, ale też ze względów praktycznych wskazane jest wpisywanie informacji dotyczącej zawartości e-maila. Pozwala to nie tylko na zorientowanie się w zawartości e-maila, ale pomaga w przyszłości na łatwe znalezienie korespondencji dotyczącej danego tematu zarówno odbiorcy, jak i nadawcy.

Jeszcze dwie uwagi dotyczące dbałości o formę naszych kontaktów za pomocą poczty elektronicznej. Po pierwsze, nawet gdy wysyłamy e-maila tylko po to, by wysłać załączony do niego dokument, nadajmy mu temat, a w treści napiszmy chociażby słowo pozdrowienia. I druga sprawa, po otrzymaniu oczekiwanej informacji, wyślijmy krótkiego e-maila z podziękowaniem. To sprzyja budowaniu dobrych relacji.

prof. dr hab. MICHAŁ IWASZKIEWICZ, znawca i wykładowca protokołu dyplomatycznego i dobrego obyczaju. Autor jest rektorem Wyższej Szkoły Umiejętności Społecznych w Poznaniu i członkiem honorowym Rady Naukowej Czasopism Policyjnych