W ostatnich trzech latach Wyższa Szkoła Umiejętności Społecznych w Poznaniu wraz z Komendą Wojewódzką Policji w Poznaniu i Komendą Główną Policji była organizatorem trzech konferencji. Pierwsza z nich, w roku 2011, dotyczyła komunikacji wewnętrznej w Policji, druga, w roku 2012 – autorytetu w Policji, trzecia natomiast, w listopadzie 2013 – komunikacji wewnętrznej w służbach mundurowych. Pierwszym dwóm konferencjom patronował komendant główny Policji, trzeciej – minister spraw wewnętrznych.

OBRADY PLENARNE

– Konferencja to przede wszystkim forum wymiany myśli, doświadczeń i idei – mówi dr Marcin Hermanowski z WSUS, sekretarz naukowy i redaktor naukowy publikacji pokonferencyjnych. – Na konferencji, zarówno wśród prelegentów, jak i słuchaczy powinny znajdować się osoby, które są nie tylko zainteresowane tematem, ale również mają doświadczenia na danym polu.

By konferencja była efektywnym narzędziem komunikacji, musi być dobrze przygotowana. Do jej atutów należą: interesująco mówiący prelegenci, właściwie dobrane tematy, zachowanie odpowiedniego czasu wystąpień i… odpowiednio zaplanowane przerwy.

– Znaczenie konferencji dla komunikacji wewnętrznej to przede wszystkim dostarczenie jak najbardziej obszernej wiedzy o dyskutowanych problemach – mówi dr Hermanowski. – Uczestnicy konferencji mogą tę wiedzę później wykorzystać w swoich jednostkach.

GRUPY ROBOCZE

Konferencja to nie tylko obrady plenarne, ale także prace w sekcjach czy grupach roboczych. Każda grupa omawia określone rozwiązanie, a nad merytoryczną stroną czuwa moderator lub ekspert. Taki scenariusz zastosowaliśmy podczas konferencji w roku 2011. Wtedy po obradach plenarnych uczestnicy pracowali w trzech grupach. W pierwszej dyskutowano o odprawie służbowej jako formie komunikacji wewnętrznej, w drugiej grupie dyskutowano o standardach komunikacji wewnętrznej w Policji, w trzeciej dyskutowano o przełożeniu komunikacji wewnętrznej na zewnętrzną.

UCZESTNICY

Bardzo starannie dobrano uczestników poznańskich konferencji. W pierwszej uczestniczyli: naczelnicy wydziałów komunikacji społecznej i koordynatorzy komunikacji wewnętrznej, w konferencji dotyczącej autorytetu: komendanci wojewódzcy, komendanci miejscy oraz powiatowi z garnizonu wielkopolskiego, a także naczelnicy z miejscowej KWP. W trzeciej, listopadowej konferencji, podczas której prelegentami byli przedstawiciele Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Biura Ochrony Rządu, Służby Więziennej, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej i Wojska Polskiego, wśród słuchaczy znaleźli się komendanci wojewódzcy Policji, rzecznicy prasowi KWP i osoby odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną z wszystkich komend wojewódzkich. Odpowiednio dobrane grono uczestników gwarantuje nie tylko właściwy odbiór prezentowanych podczas konferencji tez i spostrzeżeń, ale także praktyczne wykorzystanie przedstawianych rozwiązań.

SPOTKANIA I MATERIAŁY POKONFERENCYJNE

Dotychczasowe doświadczenia organizatorów wskazują, że konferencję warto połączyć ze spotkaniem. Tak było w przypadku ostatniej, listopadowej konferencji. W ośrodku szkoleniowo‑konferencyjnym PAN w Będlewie, na dwa dni przed poznańskimi obradami, spotkali się rzecznicy prasowi komend wojewódzkich Policji i naczelnicy WKS.

– Takie spotkania, nieco mniej formalne, umożliwiają wymianę poglądów w dziedzinach, którymi zajmują się na co dzień uczestnicy tych zebrań. Komunikację ułatwia też ograniczona z natury rzeczy liczba osób zapraszanych na tego rodzaju spotkania – mówi podinsp. Maciej Walczak, zastępca naczelnika Wydziału Komunikacji Społecznej KWP w Poznaniu.

Ważnym efektem konferencji są materiały, które są wydane czy to w postaci prezentacji, wykładów czy książek. Do tej pory po poznańskich konferencjach ukazały się pozycje Komunikacja wewnętrzna w Policji i Autorytet w Policji, trzecia, dotycząca komunikacji wewnętrznej w służbach mundurowych, jest właśnie przygotowywana.

Konferencja może być więc konfrontacją spojrzeń na dany temat, może być inspiracją do działania, może też wyznaczać standardy lub podsumowywać doświadczenia, stąd jej przydatność dla komunikacji wewnętrznej. 

podinsp. JAROSŁAW SZEMERLUK
Wydział Komunikacji Społecznej KWP w Poznaniu