Przedstawiciele Komendy Głównej Policji, Komendy Stołecznej Policji, szkół Policji oraz komend wojewódzkich z całego kraju w dniach 12–15 kwietnia spotkali się w jednym z obiektów Centrum Usług Logistycznych w Warszawie, aby poszerzyć swoją wiedzę o protokole dyplomatycznym, sztuce wystąpień, sposobie walki ze stresem oraz o budowaniu profesjonalnego wizerunku polskiej Policji.

ORGANIZOWANIE UROCZYSTOŚCI

O protokole dyplomatycznym i etykiecie pod hasłem „Organizacja przedsięwzięć krajowych i międzynarodowych” mówił wieloletni pracownik i były zastępca dyrektora Protokołu Dyplomatycznego Ministerstwa Spraw Zagranicznych Grzegorz Chmielewski. Dwudniowe spotkanie rozpoczęło się od zagadnienia dotyczącego dyplomacji oraz funkcjonowania korpusu dyplomatycznego i konsularnego w Polsce. Jak podkreślił prowadzący dyplomacja jest sztuką negocjacji poszukującą jak najlepszego i możliwego do przyjęcia dla wszystkich stron kompromisu, który służy m.in. rozwiązywaniu problemów występujących w stosunkach z innymi państwami. Po omówieniu zadań i funkcji pełnionych przez konsulów i dyplomatów, Grzegorz Chmielewski skupił się na roli protokołu dyplomatycznego, którego zadaniem jest m.in. zapewnienie porządku oraz przestrzegania zasady suwerennej równości państw. Zwrócił uwagę na ceremoniał i etykietę, które są ściśle związane z protokołem dyplomatycznym i wzajemnie się uzupełniają.

– Zasady protokołu, ceremoniału i etykiety dotyczą sposobów postępowania, zachowywania się oraz stosownego ubioru w trakcie ważnych uroczystości publicznych. Nieprzestrzeganie ich zagraża prawidłowemu przebiegowi przedsięwzięcia, bo nawet najdrobniejsze niedociągnięcia odwracają uwagę od meritum sprawy – powiedział Grzegorz Chmielewski.

Kwestie organizacyjne wizyt na szczeblu państwowym stały się powodem rozważań dotyczących precedencji, którą określają dwie zasady – pierwszeństwa i starszeństwa. Pierwsza mówi o kolejności według zajmowanej funkcji, druga dotyczy osób o tej samej randze lub klasie.

Uczestnicy warsztatów wzięli udział w ćwiczeniu, którego celem było ustalenie kolejności powitania gości. Poza zasadami precedencji, zadanie wymagało uwzględnienia okoliczności danego wydarzenia, tradycji czy zwyczajów panujących w obrębie omawianej grupy. 

Podczas warsztatów poruszono też problemową kwestię ekspozycji flagowych z udziałem flag zagranicznych, której obecnie nie regulują żadne przepisy. Wyjaśniono zasady podpisywania dokumentów i zwrócono uwagę na konieczność ich starannego przygotowania. Nie zabrakło przedstawienia możliwości nakrycia stołów oraz przypomnienia elementarnych zasad etykiety stołowej. Uczestnicy szkolenia dowiedzieli się, jak organizować wizyty krajowe i zagraniczne, których rolę i znaczenie omówiono począwszy od przygotowań merytorycznych, protokolarnych, medialnych i logistycznych, aż po sposób zapewnienia bezpieczeństwa w trakcie uroczystości.

KONFERENCJA PRASOWA

Końcowym punktem spotkania była dyskusja na temat relacji funkcjonariuszy z mediami i współpracy z nimi. Prowadzący zwrócił uwagę na to, o czym warto mówić, a czego się wystrzegać w kontaktach z dziennikarzami. Opowiadał o roli rzecznika odpowiedzialnego za całość informacji, które przedostają się do mediów, tworząc tym samym wizerunek urzędu. Podczas zagadnień dotyczących rodzajów spotkań z mediami, dużo uwagi poświęcono konferencji prasowej. Jej zorganizowanie, oprócz przygotowania merytorycznego, wymaga ustalenia tematu, celu, terminu spotkania, budżetu, liczby gości, czasu trwania, formuły, aż wreszcie miejsca.

– Udana konferencja to taka, która nada rozgłos naszej sprawie, wyjaśni wątpliwości środowiska dziennikarzy, ale i zagości w środkach masowego przekazu – podsumował Grzegorz Chmielewski.

WYSTĄPIENIA PUBLICZNE

Dzień później pod hasłem „Wizerunek formacji – sztuka wystąpień publicznych” odbyły się kolejne warsztaty. Wstępem do zajęć był wykład dotyczący sposobów tworzenia prezentacji multimedialnych oraz najczęstszych błędów popełnianych podczas ich przedstawiania.

– O sukcesie prezentacji możemy mówić, gdy przyciąga ona uwagę, słuchaczy, jest czytelna i zawiera kluczowe przesłania. Nie może być natomiast przeładowana tekstem, ilustracjami czy animacjami – zaznaczył Andrzej Kropiwnicki, prowadzący spotkanie konsultant public relations i trener medialny.

Ćwiczenia polegały na wystąpieniu przed kamerą. Przedstawiciele podzielonych na kilkuosobowe zespoły grup zaprezentowali przygotowane wspólnie materiały. Nagrane wystąpienia były następnie analizowane pod kątem efektywności przekazu. Jak podkreślił prowadzący, atrybutami dobrego mówcy są m.in. kompetencje, pewność siebie oraz wygląd. Zwrócił też uwagę, że istotną kwestią udanych wystąpień publicznych jest odpowiednie przygotowanie. Uczestnicy dowiedzieli się, jak sposób formułowania wypowiedzi wpływa na nasz wizerunek w oczach publiczności. Podczas omawiania technik efektywnej komunikacji w czasie spotkań biznesowych i prezentacji Andrzej Kropiwnicki zaznaczył, że komunikat, który ma zostać zapamiętany, musi być prosty, pozytywny, krótki i konkretny, a mówca powinien używać przekonujących argumentów, porównań i odnieść się do przykładów. Oprócz komunikacji werbalnej, zwrócono uwagę na równie istotną w odbiorze publiczności mowę ciała.

– Mimika twarzy, postawa, uścisk dłoni, oddech – to wszystko gesty, po których publiczność ocenia, czy mówca jest szczery, pewny siebie i wierzy w to, co mówi. Jego ciało zdradza też informację, jak bardzo zależy mu na słuchaczach – podkreślił prowadzący.

ROLA WYKŁADOWCY

Ostatni z wykładów dotyczył pracy z grupą  oraz stresu w pracy szkoleniowca. Zorganizowane pod hasłem „Między wilkami a jagniętami, czyli o łatwych i trudnych wystąpieniach publicznych” warsztaty poprowadził Krzysztof Skarzyński z Wydziału Psychologów Policyjnych Biura Kadr, Szkolenia i Obsługi Prawnej KGP. Policyjny psycholog na początku omówił cele wystąpień oraz sposoby przekazywania informacji, tak by była ona zapamiętana i zrozumiała przez jak największą liczbę odbiorców przy możliwie najmniejszym wysiłku z ich strony. Jak podkreślił, właściwa autoprezentacja, odpowiednie przygotowanie oraz zarządzenie aktywnością grupy, czyni wystąpienie atrakcyjnym.

– Każdy mówca, może wzmacniać swoje wypowiedzi przez właściwe kreowanie wizerunku. Także niewerbalne zachowania zaliczamy do informacji na temat tego, kim jest mówca lub za kogo chciałby uchodzić. Podstawową zasadą jest zachowanie spójności między wypowiedzią a niewerbalną stroną komunikacji – zaznaczył Krzysztof Skarzyński.

W trakcie warsztatów omówiono kwestię różnych typów słuchaczy i uczestników szkoleń.  Na ich przykładzie zaprezentowano sposoby ułatwiające skupienie się odbiorców na treści komunikatu i strategii zachęcających do aktywnego udziału w ćwiczeniach praktycznych. Omówiono problematykę kłopotliwych dla wykładowców sytuacji w czasie prezentacji, spowodowanych utrudniającymi prowadzenie zajęć zachowaniami uczestników oraz powodów, z jakich mogą one wynikać i sposobów utrzymania zainteresowania słuchaczy. Finałowa część spotkania dotyczyła radzenia sobie ze stresem podczas pracy w grupie. Jak podsumował Krzysztof Skarzyński, najważniejszymi elementami redukującymi napięcie podczas wystąpień są odpowiednie przygotowanie oraz skupienie się na jego celu.

– Jestem przekonana, że zajęcia tego typu, o ile nie zredukują naszego stresu w trakcie publicznych wypowiedzi do minimum, to z pewnością zdobyta na nich wiedza pozwoli z większą śmiałością i lepszymi efektami brać udział w wielu medialnych przedsięwzięciach – powiedziała po zakończeniu szkolenia jedna z uczestniczek, Paulina Iwaniec z Wydziału Promocji Policji Biura Komunikacji Społecznej KGP. 

HONORATA SZANDECKA