Minęło pięć lat od uchwalenia ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, którą wprowadzono kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych i zdefiniowano jako ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
CELE KONTROLI ZARZĄDCZEJ
Wprowadzenie kontroli zarządczej (KZ) ma na celu wszechstronne usprawnianie zarządzania, co w konsekwencji poprawia efektywność oraz skuteczność realizowanych zadań. Zastosowanie procedur kontroli zarządczej ma na celu postrzeganie i ocenę organizacji jako złożonego z różnych elementów, ale jednak jednorodnego organizmu. To z kolei ułatwia zarządzanie komórkami i jednostkami organizacyjnymi sektora finansów publicznych.
Elementy KZ zostały opisane w jej standardach, gdzie odniesiono się do elementów związanych z kulturą organizacji, czyli, w skrócie, do ogółu obowiązujących zachowań zarówno formalnych, jak i nieformalnych. Standardy zostały przedstawione w pięciu grupach odpowiadających poszczególnym elementom KZ:
1) środowisko wewnętrzne – przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe, struktura organizacyjna oraz delegowanie uprawnień,
2) cele i zarządzanie ryzykiem – misja, określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji, identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, reakcja na ryzyko,
3) mechanizmy kontroli – dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, nadzór, ciągłość działalności, ochrona zasobów, szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, mechanizmy kontroli dotyczące operacji informatycznych,
4) informacja i komunikacja – bieżąca informacja, komunikacja wewnętrzna, komunikacja zewnętrzna,
5) monitorowanie i ocena.
BIEŻĄCA INFORMACJA
Dostęp do informacji powinien być możliwy na każdym szczeblu organizacji. Informacje powinny zostać przedstawione w odpowiedniej formie, w zależności od potrzeb, oraz w odpowiednim czasie. Dane powinny być rzetelne i przydatne w realizacji zadań. Należy pamiętać w szczególności o aktualnych regulacjach prawnych oraz zmianach w nich dokonywanych. Informacje powinny być: odpowiednie, czyli adekwatne do realizowanych zadań; aktualne, czyli umożliwiające podjęcie właściwej reakcji w stosownym czasie; rzetelne, czyli zgodne ze stanem faktycznym; kompletne, czyli zawierające niezbędne dane; dostosowane do potrzeb, czyli właściwe dla danego adresata. Ważne jest, aby bieżące informacje były odpowiednio gromadzone i prezentowane.
KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA
Właściwy system komunikacji wewnętrznej gwarantuje, że każdy funkcjonariusz oraz pracownik będzie znał cele swojej komórki oraz jednostki organizacyjnej, sposób ich funkcjonowania, uprawnienia i zakres odpowiedzialności. Przekazywane informacje powinny wyraźnie wskazywać, w jaki sposób realizacja zadań przez konkretne osoby wpływa na osiągnięcie celów. Obowiązujące kanały komunikacyjne powinny nie tylko umożliwić utrzymywanie kontaktów roboczych między osobami realizującymi poszczególne zadania, ale także pozwolić na raportowanie kierownictwu informacji o problemach oraz o innowacyjnych rozwiązaniach usprawniających realizację zadań.
KOMUNIKACJA ZEWNĘTRZNA
Właściwy system wymiany informacji z otoczeniem charakteryzuje się m.in. tym, że organizacja jest coraz lepiej postrzegana (np. w sondażach opinii publicznej). Komunikacja zewnętrzna to również jasno określone zasady dotyczące kontaktów z przedstawicielami zewnętrznych podmiotów. Każdy funkcjonariusz i pracownik powinien być z nimi zapoznany, a podmioty zewnętrzne powinny znać kanały komunikacyjne przeznaczone dla nich. Należy gromadzić informacje pochodzące od podmiotów funkcjonujących w otoczeniu (m.in. skargi, wnioski, sugestie itp.), dokonywać ich analizy i na ich podstawie opracowywać rekomendacje do wdrożenia.
MONITORING
W celu sprawdzenia, czy KZ jest realizowana w sposób właściwy, zastosowano kilka narzędzi. Jedno z rozwiązań to samoocena, zalecana do wykonania w formie badania ankietowego. W Komendzie Stołecznej Policji jest ona realizowana co najmniej raz w roku za pomocą Policyjnej Sieci Transmisji Danych. Takie rozwiązanie jest wygodne i dla badających (z uwagi na szybkość, łatwość dotarcia do ankietowanych, niskie koszty osobowe i rzeczowe oraz możliwość szybkiego i wszechstronnego sposobu agregacji danych), i dla respondentów (m.in. szybkość wypełniania ankiety i anonimowość).
Następnym krokiem jest opracowanie raportu z samooceny, w którym powinna znaleźć się analiza wyników badania oraz rekomendacje, a nawet wskazane konkretne działania.
Policja, jako jednostka sektora finansów publicznych, jest zobowiązana do stosowania procedur kontroli zarządczej, koordynatorzy do spraw komunikacji wewnętrznej powinni więc dokładnie zapoznać się z procedurami KZ i rozważyć możliwość ich zastosowania w doskonaleniu różnych form komunikacji.
kom. ANDRZEJ KROPIWIEC
Gabinet Komendanta Stołecznego Policji