Ustanowienie nowych zasad funkcjonowania Krajowego Systemu Informacyjnego Policji (KSIP), a także nowych procedur przetwarzania informacji w tym systemie wynika z Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z 31 grudnia 2012 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję (Dz.U. z 2013 r., poz. 8), obowiązującego od 5 stycznia 2013 r.

Zgodnie z rozporządzeniem, KSIP jest zestawem zbiorów danych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych prowadzonym w Policji do wykonywania czynności w zakresie pobierania, uzyskiwania, gromadzenia, sprawdzania, przetwarzania i wykorzystywania informacji, w tym danych osobowych, o których mowa w art. 20 ust. 2a i 2b ustawy o Policji. W KSIP mogą być przetwarzane również informacje, w tym dane osobowe, do których gromadzenia, uzyskiwania i przetwarzania Policja jest uprawniona na podstawie odrębnych ustaw, jeżeli takie przetwarzanie przyczynia się do koordynacji informacji oraz efektywniejszej organizacji i realizacji ustawowych zadań Policji w zakresie wykrywania i ścigania sprawców przestępstw oraz zapobiegania przestępczości oraz jej zwalczania, a także ochrony życia i zdrowia ludzi.

KOMENDANT ADMINISTRATOREM

Rozporządzenie ustanowiło również kompetencje Komendanta Głównego Policji do określenia w drodze decyzji zakresu informacyjnego, rzeczowego i terytorialnego KSIP, jego wewnętrznej struktury, przeznaczenia oraz funkcjonowania w Policji, a także właściwości jego zbiorów oraz procedur przetwarzania w nim informacji dostosowanych do rodzaju zadań wykonywanych przez Policję i celów przetwarzania informacji.
KSIP przestał być zatem nazwą zestawu centralnych zbiorów informacji, których funkcjonowanie zapewniał Komendant Główny Policji. W praktyce tak nieprecyzyjne określenie KSIP powodowało wiele trudności związanych ze wskazaniem zakresu informacji w nim przetwarzanych, rodzajów zbiorów wchodzących w jego skład, a także odpowiedzialności za cały zestaw i poszczególne jego części.

Z obecnego rozporządzenia wynika bezpośrednio, że administratorem KSIP oraz administratorem danych w zakresie danych osobowych przetwarzanych w KSIP jest Komendant Główny Policji (par. 3 w zw. z par. 10 rozporządzenia). Wykonywanie jakichkolwiek funkcji administratora w odniesieniu do KSIP wymaga zatem jego upoważnienia. Ustanowione kompetencje szefa Policji w zakresie przetwarzania danych i zbiorów danych stanowią dostosowanie do przepisów ustawy o Policji oraz ustawy o ochronie danych osobowych.

ZBIORY W KSIP

Zgodnie z decyzją nr 125 KSIP jest zestawem zbiorów danych, obejmującym zakresem działania terytorium całego kraju. Składa się ze zbiorów: Osoba, Fakt, Rzecz oraz Podmiot. W zbiorach tych przetwarzane są informacje, w tym dane osobowe określone w art. 20 ust. 2a, 2aa, 2b i 15 ustawy o Policji.

Szczegółowo określony rodzaj zbiorów tworzących KSIP i zakres informacji w nich przetwarzanych, a także cel prowadzenia KSIP wynikający z rozporządzenia determinuje funkcje KSIP jako zestawu zbiorów danych, do którego dostęp jest reglamentowany, a informacje, w tym dane osobowe, są w nim przetwarzane bez wiedzy i zgody osoby, której dane dotyczą.

KSIP stał się systemem policyjnej statystyki, przejmując dotychczasowe funkcje Policyjnego Systemu Statystyki Przestępczości Temida. W praktyce oznacza to, że dane statystyczne będą opracowywane na podstawie informacji zgromadzonych w KSIP.

Decyzja nr 125 reguluje funkcjonowanie KSIP, w tym procedury przetwarzania informacji, procedury nadawania uprawnień, podział kompetencji administracyjnych, procedury wykonywania kontroli i nadzoru nad przetwarzaniem informacji, wykonywanie typowań i analiz na podstawie informacji przetwarzanych w KSIP, koordynowanie informacji, a także właściwości systemu.

NOWE ROZWIĄZANIA

Nowością jest określenie wewnętrznej struktury KSIP i powiązań z innymi zbiorami policyjnymi, tj. Policyjnym Rejestrem Imprez Masowych (PRIM), Systemem Ewidencji Wypadków i Kolizji (SEWiK), rejestrem „Broń”, zbiorem danych osobowych „Licencja” oraz ewidencją kierowców naruszających przepisy ruchu drogowego, a także ze zbiorami pozapolicyjnymi, tj. centralną ewidencją ludności, w tym zbiorem PESEL i zbiorami meldunkowymi, centralną ewidencją wydanych i unieważnionych paszportów, centralną ewidencją pojazdów, centralną ewidencją kierowców, Systemem Informacyjnym Schengen, Wizowym Systemem Informacyjnym, Zintegrowanym Systemem Ewidencji Straży Granicznej, Centralną Bazą Osób Pozbawionych Wolności, Krajowym Rejestrem Sądowym, krajowym rejestrem urzędowym podmiotów gospodarki narodowej REGON, Europejskim Systemem Informacji o Pojazdach i Prawach Jazdy, a także ze zbiorami tworzącymi system POBYT, w tym z rejestrami w sprawach małego ruchu granicznego. Decyzja określa ponadto sposób powiązania informacji przetwarzanych w KSIP z bazami Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych oraz Systemem Wspomagania Dowodzenia.

Nowym rozwiązaniem jest również wprowadzenie regulacji normujących zagadnienia rejestracji czynnej, rejestracji zakończonej, zakończenia postępowania przez Policję, zakończenia rejestracji przez prokuraturę, szczegółowej procedury sprawdzania informacji, w tym powodów sprawdzania i systemów przeznaczonych do sprawdzania wspólnych dla KSIP innych zbiorów (Ekran Dyżurnego, Aplikacja Patrol, System Poszukiwawczy Policji, Punkt Sprawdzeń w Systemie Wspomagania Dowodzenia), procedury nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w KSIP, a także rodzaje rejestracji w poszczególnych zbiorach KSIP i ich status w zależności od danych w nich zawartych.
Do decyzji zostały dołączone wzory wniosków o nadanie uprawnień do przetwarzania informacji w KSIP, upoważnień do przetwarzania danych osobowych w KSIP oraz wzory formularzy rejestracyjnych wykorzystywanych do przetwarzania informacji w KSIP, z uwzględnieniem poszczególnych rejestracji. Wzory te dotychczas nie były uregulowane przepisami Komendanta Głównego Policji, co powodowało trudności w zakresie aktualności i dostępności informacji podanych na formularzach.

Z nowych przepisów wynika zmiana w zakresie weryfikacji i usuwania danych osobowych z KSIP. Przepisy decyzji 125 nie zawierają terminów usuwania danych osobowych z KSIP, odsyłając w zakresie sposobów i warunków weryfikacji oraz usuwania do przepisów art. 20 ust. 17–18 ustawy o Policji, a także do przepisów par. 32–37 rozporządzenia. Nowe uregulowania nakazują dokonywanie systematycznej weryfikacji zgromadzonych informacji (danych osobowych) w celach wykrywczych pod kątem przydatności w prowadzonych postępowaniach, uwzględniając 11 kryteriów określonych w par. 32 rozporządzenia.

USUWANIE DANYCH

Zweryfikowane dane osobowe usuwa się, jeżeli są one zbędne do realizacji zadań Policji albo gdy czyn nie stanowi przestępstwa, albo gdy brak danych dostatecznie uzasadniających jego popełnienie, albo gdy zdarzenie lub okoliczność, w związku z którymi wprowadzono informacje do zbioru, nie ma znamion czynu zabronionego, albo gdy sprawca został prawomocnie uniewinniony. Dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową oraz dane o stanie zdrowia, nałogach lub życiu seksualnym osób podejrzanych o popełnienie przestępstw ściganych z oskarżenia publicznego, które nie zostały skazane za te przestępstwa, podlegają usunięciu niezwłocznie po uprawomocnieniu się stosownego orzeczenia.

Natomiast dane osobowe zgromadzone w celu dowodowym lub identyfikacyjnym (m.in. dane o osobach zaginionych, NN osobach, NN zwłokach) weryfikuje się, uwzględniając rodzaj chronionego dobra, upływ terminów przewidzianych do archiwizacji akt prowadzonych spraw, przedawnienie karalności czynu będącego podstawą zgromadzenia danych osobowych lub ustanie okoliczności albo ziszczenie się celu uzasadniającego wprowadzenie tych danych do zbioru. Ponadto dane te ocenia się również w zakresie kryteriów określonych dla danych gromadzonych w celach wykrywczych pod kątem przydatności w prowadzonych postępowaniach.

Nowe przepisy w zakresie usuwania danych osobowych z KSIP likwidują wcześniejsze rozbieżności terminów.

Obecne odesłanie do stosowania ustawy o Policji oraz rozporządzenia w kwestii usuwania danych osobowych z KSIP pozostaje w zgodności z normami konstytucyjnymi, wymagającymi regulacji ustawowej w zakresie praw i obowiązków osób lub innych podmiotów.

Decyzja nr 125 wprowadza również nowe kategorie rzeczy podlegających rejestracji w KSIP, tj. kontenery, urządzenia przemysłowe, banknoty, statki wodne, silniki statków wodnych, statki powietrzne, papiery wartościowe i środki płatnicze, a także wprowadza do użytku wykaz haseł i kodów stanowiących informacje o istnieniu w zbiorach KSIP czynnej rejestracji osoby lub rzeczy oraz sposób postępowania w przypadku ich wystąpienia. Dodanie nowych wartości wiąże się z uruchomieniem Systemu Informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II).

Podsumowując, należy dodać, że decyzja nr 125 w zakresie funkcjonowania KSIP jest aktem wewnętrznego kierowania obowiązującym jednostki i komórki organizacyjne Policji oraz policjantów i pracowników Policji. Decyzja ta nie może być podstawą do działania wobec osób lub podmiotów pozapolicyjnych, m.in. nie może być podstawą odmowy usunięcia informacji o osobie, ani też nie jest podstawą udostępniania danych innym podmiotom. Decyzja ta określa sposób postępowania w związku z ewentualnym usunięciem informacji lub ich udostępnieniem oraz sposób jego wykonania, natomiast w zakresie podstaw usuwania, udostępniania, sprawdzania informacji należy powoływać się na przepisy ustaw.
Nowe przepisy uchyliły w całości Decyzję nr 167 Komendanta Głównego Policji z 19 marca 2008 r. w sprawie funkcjonowania zestawu centralnych zbiorów informacji tworzących Krajowy System Informacyjny Policji (Dz.Urz. KGP nr 10, poz. 57 z późn. zm.).

podinsp. JAROSŁAW SIEKIERSKI
Biuro Służby Kryminalnej KGP