Decyzja nr 178 określa tryb postępowania policjantów oraz pracowników Policji, którzy podczas wykonywania zadań stwierdzą rozbieżności. Zobowiązani są do niezwłocznego przekazania tych informacji dyrektorowi KCIK KGP na specjalnej, wypełnionej, karcie zgłoszenia, którą przedkłada się osobie uprawnionej do jej podpisania za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego. Do karty zgłoszenia policjant lub pracownik Policji dołącza kserokopię dokumentu, na podstawie którego stwierdził rozbieżność w danych. Jeżeli bezpośredni przełożony lub osoba uprawniona do podpisania karty uzna, ze brak jest podstaw do przekazania informacji o rozbieżności w danych, zwraca kartę i kserokopię dokumentu sporządzającemu z odpowiednią adnotacją. Każde zgłoszenie rozbieżności w danych wymaga wypełnienia odrębnej karty.
Decyzja określa osoby uprawnione do podpisania karty, a wzór karty jest załącznikiem do decyzji nr 178, która dostępna jest pod adresem: http://edziennik.policja.gov.pl/DU_KGP/2012/26/akt.pdf.