Kontrola zarządcza jest pojęciem nowym zarówno w Policji, jak i w innych jednostkach sektora finansów publicznych (JSFP). W praktyce termin ten zastąpił funkcjonującą dotychczas kontrolę finansową, rozszerzając jej zakres o tematykę realizacji misji jednostki przy właściwym zarządzaniu potencjałem JSFP.
„Nowość” tematu nie oznacza jednak, że wszystkie elementy standardów musiały być na nowo tworzone i wprowadzane w życie. Kontrola zarządcza bowiem to ogół działań podejmowanych do zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
SYSTEM W WOJ. WIELKOPOLSKIM
Zgodnie z Decyzją Wielkopolskiego Komendanta Wojewódzkiego Policji w Poznaniu (WKWP) komórką odpowiedzialną za wdrożenie kontroli zarządczej w województwie wielkopolskim jest Zespół ds. Zarządzania Jakością. Opracowany system powstał w oparciu o proces samokształcenia i wiedzy nabytej podczas pracy w Policji. Ponieważ większość standardów już funkcjonowała, należało zebrać je w jedną całość, a następnie opracować brakujące elementy. W celu ułatwienia realizacji nowych zadań zespół przygotował innowacyjne, autorskie formularze elektroniczne. Taka forma nie tylko zaoszczędziła dodatkowych kosztów, ale również pozwoliła na wykorzystanie nowoczesnych technologii do zwiększenia efektywności pracy.
KARTY IDENTYFIKACJI RYZYK
System zakłada, że KIR y wypełniają wszystkie komórki organizacyjne w województwie wielkopolskim na podstawie zadań wynikających z regulaminów organizacyjnych jednostek oraz Strategii WKWP. Analizy zidentyfikowanych ryzyk dokonuje Zespół ds. Zarządzania Jakością na podstawie określonej przez komórki wielkości prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz wpływu ryzyka na kilka elementów realizacji zadania, tj. terminowość, plan, koszt, rezultat. Przeprowadzona w ten sposób analiza pozwoliła na wyłonienie ryzyk istotnych i umieszczenie ich w Księdze ryzyk.
Księga ryzyk stanowi dla WKWP zarówno informację o obecnym stanie Policji garnizonu wielkopolskiego, jak i daje możliwość jej usprawnienia przez wykazanie problemów na różnych szczeblach zarządzania z punktu widzenia kierowników komórek.
Decyzja zakłada przeprowadzenie analizy ryzyka co najmniej raz w roku, jednakże w przypadku wystąpienia istotnej zmiany należy dokonać jej ponownie.
KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY
Kwestionariusze w woj. wielkopolskim zbudowane są z modułów odzwierciedlających Standardy KZ Ministra Finansów. Do wypełnienia kwestionariusza samooceny zobowiązani zostali kierownicy komórek organizacyjnych KWP i jednostek woj. wielkopolskiego. Na podstawie zebranych kwestionariuszy samooceny kontroli zarządczej (KSKZ) Zespół ds. Zarządzania Jakością dokonał analizy realizowania poszczególnych standardów, co umożliwiło złożenie przez komendanta wojewódzkiego Policji w Poznaniu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok 2010.
DLA KOGO I PO CO?
Kierownicy wielkopolskiej policji zostali przez Zespół ds. Zarządzania Jakością przeszkoleni podczas ośmiu warsztatów strefowych. Poznali interpretację przepisów prawnych dotyczących omawianej tematyki i rozwiązywali zadania praktyczne przygotowujące do identyfikacji ryzyk za rok 2010.
Celem kontroli zarządczej nie jest generowanie dodatkowych dokumentów, nałożenie na kierownictwo obowiązków, których realizacja niczemu nie posłuży. Rzetelne wypełnienie przez kierownictwo średniego szczebla KIR i KSKZ ma dać zarówno temu kierownictwu, jak i komendantom danej jednostki informację – wiedzę o zagrożeniach realizacji zadań. Poprzez odpowiednie oddziaływanie na zidentyfikowane ryzyka kierownicy mogą zwiększyć efektywność funkcjonowania jednostek. W myśl założeń kontroli zarządczej, aby sprawnie zarządzać jednostką, należy w pierwszej kolejności skupić się na przeszkodach, opracować plan minimalizacji zagrożeń, a dopiero potem przejść do realizacji zadań.
Wynikiem procesu kontroli zarządczej w województwie wielkopolskim są działania podejmowane zarówno przez Zespół ds. Zarządzania Jakością na polecenie komendanta wojewódzkiego Policji, jak i jednostek miejskich/powiatowych, które mają za zadanie ograniczać możliwość wystąpienia ryzyka. Ponadto wykonywane są analizy funkcjonowania najbardziej zagrożonych obszarów, mające skutkować ich usprawnieniem. Efekty wszystkich poczynionych działań będą zmierzone podczas kontroli zarządczej w roku bieżącym.
DOSKONALENIE SYSTEMU
Zespół ds. Zarządzania Jakością przewidział potrzebę doskonalenia systemu. Właśnie dlatego proponuje się kierownikom jednostek i komórek, wykorzystującym system w praktyce, aby przeprowadzali cykliczne (coroczne) spotkania skutkujące propozycjami i rozwiązaniami, które można wdrożyć, aby system był bardziej przejrzysty i przyjazny dla nich oraz aby spełniał postawione mu zadania.
oprac.
KAMILA SANKIEWICZ, NATALIA WŁODYKA, SŁAWOMIR GEMBARA
Zespół ds. Zarządzania Jakością Komendy Wojewódzkiej Policji w Poznaniu
Poznański Zespół ds. Zarządzania Jakością służy zainteresowanym radą tel. res.: 77 132 52, 77 132 53.
Karta identyfikacji ryzyk oraz kwestionariusz samooceny do pobrania na dole strony
Zgodnie z art. 68 ust. 2 celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczności i efektywności działania;
3) wiarygodności sprawozdań;
4) ochrony zasobów;
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7) zarządzania ryzykiem.